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Fachsoftware für die ambulante Jugendhilfe. Begleiteter Umgang und Familienhilfe: planen, dokumentieren, Berichte schreiben, abrechnen.

Demo ausprobierenkostenfrei · ohne Verpflichtung · kein Vertrag

Im Browser auf PC und Mac · als App auf dem Handy

Neu · FamLoop Go

Jetzt auch als App.

FamLoop Go – der Arbeitsplatz Ihrer Fachkräfte auf dem Diensthandy.

  • Die Termine des Tages, mit Anschrift und Weg
  • Dokumentation gleich nach dem Hausbesuch, auch im Funkloch
  • Die Akte der Familie dabei, Unterlagen öffnen sich nur in der App
  • Team-Chat und Klienten-Chat, sauber getrennt
  • Vertretungsanfragen sehen und einspringen
  • Monatsabrechnung prüfen und bestätigen
  • Urlaubskonto und Abwesenheiten auf einen Blick
  • Kassenbon fürs Handgeld noch an der Kasse fotografieren
  • Jedes Handy einzeln freigegeben, ein verlorenes melden Sie mit einem Klick ab
Demo ausprobierenFür Android, direkt aus FamLoop, ohne App-Store

Hilfebereiche

  • VerwaltungKlienten, Team, Räume, Abwesenheiten
  • SteuerungTermine, Vertretung, Platzvergabe, Fachleistungsstunden
  • DokumentationNach jedem Termin, Hilfeplan, Berichte
  • BuchhaltungRechnungen, E-Rechnung, Fahrtkosten, Handgeld, DATEV-Export
KI-Berichts-Assistent

Weniger Schreibtisch.
Mehr Zeit für die Familien.

FamLoop schlägt den Bericht ans Jugendamt vor – aus dem, was Ihr Team ohnehin dokumentiert, Ziel für Ziel entlang des Hilfeplans. Die Fachkraft liest, ändert von Hand und verantwortet.

  1. Tagesdokus nach jedem Termin – schon da 0 Min.
  2. Bericht generieren aus Dokus und Hilfeplan 2 Min.
  3. Gegenlesen Ziel für Ziel ab 3 Min.
  4. Anpassen nur, wo nötig 0 bis 60 Min.
  5. Versenden Briefkopf und Anhang von selbst 1 Klick
Mit FamLoop 5 Min. bis 1 Std. 20 Min.
Von Hand 5 Std. 15 Min.

je Bericht bis zum nächsten Hilfeplan · gerechnet wird unten mit der längeren Zeit

So entsteht der Berichtsvorschlag

  1. Aus Ihren Unterlagen

    • Dokumentation jedes Termins
    • Hilfeplan: Ziele, Aufgaben, Fragen des Amtes
    • E-Mails und Nachrichten
    • Ausfälle und Stunden
    • frühere Berichte
    • Unterlagen aus der Akte

    Die Fachkraft hakt an, was hineinkommt. Interne Notizen bleiben draußen, wenn sie nicht ausgewählt sind.

  2. Vorher eingestellt

    Tonfall

    Pädagogisch-fachlich (gewählt)Menschlich-nahRein sachlich

    Berichtsart
    Verlaufsbericht
    Gliederung
    Vordruck des Jugendamts
    Empfehlung
    weiterführen

    Die Empfehlung trifft die Fachkraft. Ohne ihre Wahl empfiehlt die KI nichts.

  3. Vorschlag in 2 Minuten

    Ziel 2: Tagesstrukturvon Hand geändert

    Die Mutter weckt die Kinder selbst

    • Frei von Hand ändern
    • Abschnitt neu schreiben
    • Ganzen Vorschlag überarbeiten
Erfundene Familie, nachgestellte Szenen.
Im Hilfeplan stehtDer Bericht antwortet
Ziel 1Die Kinder gehen regelmäßig zur Schule
Stand des Ziels, belegt aus den Terminen
Ziel 2Verlässliche Tagesstruktur
Was erreicht ist, was noch fehlt
Aufgabe der MutterTermine beim Kinderarzt wahrnehmen
Wie die Aufgabe erfüllt wurde
Frage des AmtesIst eine Verlängerung nötig?
Antwort mit Ihrer Empfehlung

Jedes Ziel, jede Aufgabe, jede Frage – gezielt beantwortet.

Fehlt im Hilfeplan noch etwas, zeigt es der Bericht an.

Für die Leitung

Gute Berichte – in Ihrem Stil, unter Ihrer Prüfung.

Der Träger legt fest, wie geschrieben wird. Auf Wunsch geht jeder Bericht über Ihren Tisch, bevor er das Haus verlässt.

  • Ein Stil für das ganze Hausausführlich-pädagogisch, sachlich-knapp oder gerichtsfest – dazu eigene Hinweise je Berichtsart
  • Gliederung je Jugendamteinmal hinterlegt, jeder Bericht folgt dem Vordruck des Amtes
  • Prüfen, zurückgeben, freigebenmit Kommentar und jeder Fassung im Verlauf
  • Offen gegenüber dem Amtein Vermerk im Bericht sagt, dass KI geholfen hat und ein Mensch geprüft hat
  • Kosten im Grifffestes Kontingent je Monat, Abschnitte neu schreiben zählt nicht mit

Das rechnet sich

Live aus FamLoop

170

Berichtsvorschläge mit FamLoop geschrieben

  • Januar 14
  • Februar 19
  • März 23
  • April 27
  • Mai 31
  • Juni 34
  • Juli 35
  • August 53
  • September 53
  • Oktober 26

Januar bis Juni: Schätzung · ab Juli gezählt, ohne Demo- und Test-Träger

Ihre Rechnung

Berichte im Monat (Schnitt der Träger)
26
Gespart je Bericht
3 Std. 55 Min.
Gespart im Monat
102 Std.
Personalkosten im Monat
3.260 €
Personalkosten im Jahr
39.100 €

Gespart im Monat3.260 €

Paket Plus im Monat79 €

Annahme: zwei Termine je Woche, ein halbes Jahr, fünf Ziele; Minuten je Bericht sind Erfahrungswerte. Stundensatz rund 32 € – TVöD SuE S 12 mit Arbeitgeberanteil.

Die Namen der Familie bleiben im Haus

Bevor etwas an die KI geht, ersetzt FamLoop die Namen der Familie, Geburtsdaten und Aktenzeichen durch Rollen. Im Bericht steht dann „die Mutter“ – den Namen trägt nur der Briefkopf.

„Frau Yılmaz bringt Emre pünktlich zur Schule.“

„[MUTTER] bringt [KIND_1] pünktlich zur Schule.“

Demo ausprobierenEnthalten in Plus und Premium · kostenfrei testen
Im Alltag

Vom Hilfeplan bis zur Rechnung ans Jugendamt

So läuft ein Tag in der Familienhilfe und im Begleiteten Umgang mit FamLoop.

08:30im Büro

Hilfeplan einlesen statt abtippen

Der Scan liegt in der Familienakte. Kennt FamLoop den Vordruck Ihres Jugendamts, stehen Hilfebeginn, Fachleistungsstunden, Ziele und Aufgaben als Vorschlag bereit – Sie prüfen und bestätigen. Fehlt sein Vordruck noch, richten wir ihn kostenfrei ein; danach wird jeder neue Hilfeplan dieses Amts automatisch eingelesen.

Hilfeplan in der Familienhilfe
11:30nach dem Termin

Dokumentation direkt nach dem Termin, am Handy

Mit der Android-App FamLoop Go oder im Browser. Nur in der Webversion: Sie schreiben in Ihrer Sprache, in der Akte steht es auf Deutsch (mit dem KI-Paket). In der Familienhilfe wartet am Ende schon der nächste Termin.

Ratgeber: Dokumentation, die das Jugendamt liest
15:00Blick auf den Monat

Mal wieder mehr gemacht als bewilligt?

Im Begleiteten Umgang sehen Sie es schon bei der Planung: Liegen die Termine über der Bewilligung, sagt FamLoop Bescheid. So bleibt Zeit, mit dem Jugendamt zu klären, ob die Bewilligung angepasst wird. In der Familienhilfe sehen Sie je Familie, wie viele Stunden im Monat geleistet und bewilligt sind.

Begleiteter Umgang mit FamLoop
31.10.Monatsende

Vom Leistungsnachweis direkt zur Rechnung ans Jugendamt

Der Leistungsnachweis füllt sich aus den Terminen. Stimmt eine Zeit nicht, ändern Sie sie in der Dokumentation. Im Begleiteten Umgang wird daraus die Rechnung, nach den Regeln, die Sie aus Ihrer Leistungsvereinbarung einmal hinterlegen. Sie geben sie frei. In der Familienhilfe rechnet FamLoop das Monatsentgelt aus der Bewilligung ab, der Leistungsnachweis belegt die Stunden.

Fachleistungsstunden abrechnen
Erfundene Familien, nachgestellte Szenen. 2 Minuten. Die Musik schalten Sie unten rechts im Film ein.
Kommunikation · im Haus und nach außen

Wer etwas wissen muss, erfährt es von selbst.

Im Team und mit Familien und Jugendamt. Was das Haus verlässt, können Sie vorher ansehen.

BOCKENHEIMWESTENDNORDENDBORNHEIMOSTENDINNENSTADTGALLUSSACHSENHAUSENSTADTWALDMainIhr TrägerTeamLeitungBuchhaltungPostausgangFam. ÖztürkFam. BergerJugendamt NordJugendamt SüdFam. HosseiniFam. Nowak
NORDENDBOCKENHEIMOSTENDINNENSTADTSACHSENHAUSENSTADTWALDMainIhr TrägerTeamLeitungBuchhaltungPostausgangFam. ÖztürkFam. BergerFam. HosseiniFam. NowakJugendamt
im Haus nach außen – nur durch den Postausgang Grenze des Hauses

Nach außen

Familien · Jugendamt
9:00
Neue Mail an Familie Öztürk„Ihr Termin ist jetzt am Dienstag um 14 Uhr.“
15 Min.
AnsehenÄndernAnhalten
9:15
GesendetGeöffnet
Geht von selbst

Post an die Familie

Wird ein Termin verlegt, schreibt FamLoop der Familie eine Mail. Die Mail wartet zuerst im Postausgang, 15 Minuten oder so lange, wie Sie es einstellen. In dieser Zeit können Sie sie ansehen, ändern oder anhalten. Tun Sie nichts, geht sie von selbst raus – und Sie sehen, ob sie geöffnet wurde.

Der Postausgang in FamLoop: Mails, die auf eine Freigabe warten, jede mit dem Knopf „Jetzt senden“.
Wartet auf Sie

Post ans Jugendamt

Mails ans Jugendamt und Mails mit Anhang gehen nie von selbst. Sie bleiben im Postausgang liegen, eine rote Zahl erinnert daran. Erst wenn Sie „Jetzt senden“ drücken, gehen sie raus. So verlässt kein Bericht das Haus, den niemand gesehen hat.

Termin verlegtErinnerungNeuer Termin
eine Mailan Familie Öztürk
20 bis 7 Uhr · Nachtruhegeht um 7 Uhr raus

Eine Mail, zur richtigen Zeit

Kommt für dieselbe Familie noch etwas dazu, packt FamLoop alles in eine Mail. Die Familie bekommt also keine drei Nachrichten hintereinander. Abends ab 20 Uhr geht nichts von selbst raus – was dann entsteht, geht um 7 Uhr raus. Jede Mail können Sie vorher genau so ansehen, wie sie bei der Familie ankommt.

Das Familienportal am Handy: Termin absagen und gleich einen anderen Zeitpunkt vorschlagen.

Für Familien

Familien sehen ihre Termine im Portal – mit einem Link aus der Mail, ohne Passwort – im Browser oder mit der Android-App FamLoop me. Passt ein Termin nicht, tippen sie „Ich kann nicht“ und schlagen einen anderen vor. Den Bericht können sie vorab lesen.

Freie Plätze fürs Jugendamt: Terminserien live aus dem Kalender, unverbindlich reservierbar.

Für das Jugendamt

Das Jugendamt hat einen eigenen Zugang. Dort sieht die fallführende Fachkraft Ausfälle und Berichte. Freie Plätze kann sie live sehen und unverbindlich reservieren. Mehr sieht das Amt nicht.

Im Haus

Team · Leitung · Buchhaltung
Dokumentation am Handy direkt nach dem Hausbesuch: Wer war da, worum ging es, ein paar Sätze, dann „Fertig“.

Dokumentation

Die Dokumentation entsteht am Handy, gleich nach dem Besuch. Am Ende steht schon der übliche Termin der Familie – einmal antippen, fertig. Was noch offen ist, steht in einer Liste – rot erst nach der Frist, nie während Urlaub oder Krankheit.

Bericht Fam. Nowaküberfällig
Rückruf Fam. Hosseiniheute
Hilfeplan Fam. LangRückgängig

Aufgaben

Aufgaben stehen nach Frist sortiert: Überfälliges und Heutiges oben. Abhaken geht mit einem Klick, „Rückgängig“ holt sie zurück. Was im Team besprochen wurde, steht gleich daneben.

Abwesenheit eintragen am Handy: „Ich bin krank“ gilt sofort, ohne Freigabe.

Krankmeldung

„Ich bin krank“ gilt sofort, ohne Freigabe. Die Bescheinigung fotografiert die Fachkraft mit dem Handy. FamLoop liest die Tage selbst – auf dem eigenen Server, ohne KI. Die Buchhaltung bekommt Bescheid, ohne Diagnose.

Urlaub einer Fachkraft: jeder betroffene Termin, wer einspringt und wo noch eine Vertretung fehlt.

Vertretung

Fehlt eine Kollegin, sieht das Team jeden Termin, der betroffen ist. Wer kann, tippt „Ich springe ein“ und ist sofort eingetragen. Die Familie erfährt mit einem Klick, wer kommt – nie mit dem Grund.

Urlaubsantrag: Termine vor der Abwesenheit, Tage im Kalender wählen, daneben das Urlaubskonto.

Urlaub

Der Urlaubsantrag zeigt den Weg in drei Schritten. Vor dem Urlaub trägt die Fachkraft für jede Familie die Termine ein, dann bestätigt die Leitung. So findet die Vertretung einen Plan vor – keinen leeren Kalender.

Leistungsnachweis eines Monats: alle Termine mit Stunden und Stand, druckfertig.

Monatsabschluss

Am Monatsende liegt der Monat fertig bereit – jeder Termin mit Stunden und Stand. Die Fachkraft bestätigt ihn, dann geht die Meldung an die Buchhaltung. Niemand muss Stunden abtippen.

Teamleitung & Koordination

Sie sehen, wo es hakt – bevor es jemand meldet.

Was aufgefallen ist · heute
Fam. NowakSeit 16 Tagen kein Eintrag · Bewilligung endet in 12 Tagen
Jetzt kümmern
Fam. BergerHilfeplangespräch fällig, kein Termin
Jetzt kümmern
Fam. ÖztürkWarnthema: Leitung informiert
Im Blick behalten
Fam. LangMonatsabschluss August wartet auf Bestätigung
Im Blick behalten
4 von 31 Familien · nichts wird gespeichert, kein Verlauf, kein Ranking

„Was aufgefallen ist“

Je Familie eine Zeile. Was in Ordnung ist, steht nicht da. Kein Ranking von Fachkräften.

Freie Stunden im Team auf einen Blick – je Fachkraft vergeben von Vertrag, Monat für Monat als Strahl mit Aussicht, wer Vertretungen übernimmtAlle Klienten auf einer Seite – beide Bereiche in einer Tabelle mit Fachkraft, Jugendamt, nächstem Termin, letztem Kontakt, Bewilligung und Hilfeplan; suchen, sortieren, nach Fachkraft oder Jugendamt filternWer betreut wen – jede Fachkraft mit ihren Kindern, den Eltern samt Telefon und E-Mail, Tandem, seit wann und Jugendamt; filtern, ordnen und als vertrauliches PDF mit Datum herunterladenEin Freigabeschalter für BerichteBerichte prüfen nach Frist – beide Bereiche in einer Liste, die Fachkraft erfährt den Stand von selbstAnstehende Berichte auf einen Blick – was in vier Wochen fällig ist, wie viele Fragen schon beantwortet sind und jeder Schritt mit Name und Uhrzeit; außerhalb geschrieben oder anders erledigt? Mit einem Klick eingetragen, mit GrundMonatsabschluss bestätigenMonatsblatt der Fachleistungsstunden als PDF oder mit einem Klick an die Buchhaltung – jederzeit im Monat, mit dem Stand von heutePersonal auf einer SeiteAngestellt, Honorar oder Minijob – jede Form richtig abgerechnetVertretung im Griff – wer fehlt, sieht die Leitung auf einer Zeitleiste des Teams, mit jedem Termin und wer einspringtAuslastung & PlatzvergabeFahrtkosten freigeben – der Monat auf einen Blick, mehrere auf einmal freigeben, gleich bei der Buchhaltung, mit Monatsübersicht, persönlicher Anrede, Frist und NachtragRollen bis BuchhaltungDoku-Qualität nachweisbarAnsicht als Fachkraft
Demo ausprobierenkostenfrei · ohne Verpflichtung · kein Vertrag

Alles, was ein Träger braucht.

Kalender & Termine

Familienakte

Dokumentation

Hilfeplan & Ziele

Fachleistungsstunden

Team & Abwesenheit

Postausgang

E-Rechnung & DATEV

Klienten-Portal

Jugendamt-Portal

Fahrtkosten

Team-Chat

Alle 115 Funktionen – Problem und Lösung

Sechs Gründe.

Einfach

Für Fachkräfte, nicht für Administratoren. Was neu ist, trägt ein rotes „NEU“ genau dort, wo es steht – kein Protokoll lesen.

Überall

Im Browser auf PC und Mac, als App auf dem Handy – Termine auch im eigenen Kalender.

Sicher

Eigene Datenbank je Träger, Server in Deutschland, AV-Vertrag inklusive.

Fester Preis

Pro Träger, nicht pro Mitarbeiterin. Monatlich kündbar.

Umzug leicht gemacht

Die Datenübernahme, etwa aus MyJugendhilfe, erledigen wir für Sie.

Ehrlich

Gesperrtes sieht man. Eine Maschine entscheidet nie über eine Fachkraft.

Preise

Ein Plan, der mitwächst.

Fester Preis pro Träger, keine Kosten pro Mitarbeiterin. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.

Basis Die komplette Umgangsbegleitung, digital organisiert. 59 € pro Monat, netto
  • bis zu 3 Mitarbeiter
  • Fälle, Termine & Kalender
  • Termin-Doku & Berichte
  • Berichtsvorlagen-Baukasten
  • Postausgang & Benachrichtigungen
  • Eigene Umgebung, Server in Deutschland
Basis Auswählen
Empfohlen Plus Berichte schreiben sich fast von selbst. 79 € pro Monat, netto
  • Alles aus Basis, plus:
  • bis zu 10 Mitarbeiter
  • KI-Berichts-Assistent
  • 10 KI-Entwürfe pro Monat
  • Verbrauch & Zeitersparnis transparent
Plus Auswählen
Premium Inklusive Abrechnung mit dem Jugendamt. 129 € pro Monat, netto
  • Alles aus Plus, plus:
  • bis zu 25 Mitarbeiter
  • Abrechnung mit dem Jugendamt, auch als E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD-PDF und XML)
  • DATEV-Export für die Steuerkanzlei
  • 50 KI-Entwürfe pro Monat
  • Priorisierter Support
Premium Auswählen
Zusatzpaket „Handgeld“ — 25 € pro Monat. Für Träger, deren Fachkräfte eine Debitkarte je Familie haben: Sie sehen, was damit bezahlt wurde und was noch auf der Karte ist, sehen auf ihrem Arbeitsplatz die Bewegungen der letzten 14 Tage, die zehn jüngsten im Detail und an jeder Familie, was gerade auf der Karte ist – und ordnen jede Zahlung dem Hausbesuch zu, zu dem sie gehört. Unterwegs in der App: Stand je Familie, Kassenbon direkt an der Kasse fotografieren – auch ohne Netz –, und Barzahlungen vom abgehobenen Bargeld mit Kassenbon eintragen, an jeder Abhebung steht, was noch nicht belegt ist. Die Leitung sieht jede Bewegung im Team an einer Stelle – auf einer eigenen Seite nach Familie geordnet, die jüngste oben, mit „Kassenbon fehlt“ an jeder Zahlung ohne Beleg – und vermerkt „gelesen“ oder eine Anmerkung, die die Fachkraft in der Akte liest. Jede Fachkraft hat dieselbe Seite für ihre eigenen Familien: jede Zahlung mit fester Nummer für den Papierbon im Büro, der fotografierte Kassenbon als kleines Bild, oben was im Monat bezahlt wurde und wo noch ein Kassenbon fehlt; dieselbe Nummer sieht die Buchhaltung. Ob das Handgeld in der Akte zur Kostenzusage passt, sieht die Leitung für alle Familien auf einer Seite – gescannte Zusagen liest FamLoop selbst, Eindeutiges trägt sie für viele Familien auf einmal ein. Wer was sieht, stellt der Träger selbst ein. FamLoop liest dabei nur; gesperrt, aufgeladen und bestellt wird im Portal Ihres Kartenanbieters.

Alle Preise netto pro Monat und Träger · fester Preis ohne Kosten pro Mitarbeiter · monatlich kündbar · größere Träger: individuelles Angebot

Demo ausprobierenkostenfrei · ohne Verpflichtung · kein Vertrag

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

Registrieren, Träger-Kürzel wählen, fertig – die Umgebung wird automatisch angelegt, mit eigener Datenbank. Die ersten Fälle können am selben Tag eingetragen werden. Wie das aussieht, steht unter Wie es funktioniert.

Kostet jede Mitarbeiterin extra?

Nein. Sie zahlen einen festen Preis pro Träger, nicht pro Mitarbeiterin, monatlich kündbar. Für größere Träger machen wir ein eigenes Angebot.

Können wir unsere Daten aus der bisherigen Software mitnehmen?

Aus MyJugendhilfe ja: Die Datenübernahme erledigen wir für Sie. Kommen Sie aus einer anderen Software, klären wir vorher mit Ihnen, was mitkommen kann.

Was sieht das Jugendamt, was sieht die Familie?

Das Jugendamt sieht im Portal Ausfälle, freigegebene Berichte und Platzreservierungen zu seinen Fällen – nicht mehr. Die Familie sieht ihre Termine, kann absagen und Vorschläge machen und liest Berichte vorab, wenn der Träger das freigibt.

Muss die KI benutzt werden?

Nein. Der Assistent ist in den Paketen Plus und Premium enthalten; im Paket Basis fehlt nichts – Berichte entstehen dann aus Bausteinen und der eigenen Doku. Und auch mit ihm bleibt ein Entwurf ein Entwurf: geprüft und freigegeben wird von Menschen.

Welche Namen sieht die KI?

Bevor ein Text zur KI geht, tauscht FamLoop noch auf dem Server in Deutschland Namen, Geburtsdaten und Aktenzeichen der Familie aus. Die KI liest und schreibt nicht „Emre“, sondern „das Kind“; der Name steht im Briefkopf des Berichts. Namen anderer Menschen, etwa aus Schule oder Gericht, kennt FamLoop nicht – sie bleiben im Text. Das Verfahren haben wir selbst entwickelt.

Was passiert mit unseren Daten bei Kündigung?

Monatlich kündbar. Danach erhalten Sie Ihre Daten zurück und die Umgebung wird nach Weisung gelöscht – so steht es im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Wenn etwas fehlt

Was Ihr Träger braucht, bauen wir.

Nur für Ihren Träger

Zum Festpreis.

Angebot vorab, Sie entscheiden.

Für alle Träger interessant

Kostenfrei für Sie.

Wir bauen es in FamLoop ein – Sie zahlen nichts.

Einfach mal ausprobieren.

Die Demo ist kostenfrei, ohne Verpflichtung und ohne Vertrag.

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