Datenschutzerklärung für famloop.de

Stand: 24. September 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Über famloop.de werden organisatorische, technische und – je nach Nutzung – auch sensible Informationen im Kontext sozialpädagogischer Leistungen verarbeitet. Dazu können insbesondere Daten von Kindern, Eltern, Sorgeberechtigten, Umgangsberechtigten, Fachkräften, Jugendämtern und weiteren Beteiligten gehören.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt, da nach Einschätzung des Verantwortlichen keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht. Datenschutzanfragen können an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten gerichtet werden (E-Mail: info@certboard.de).

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere, wenn:

• eine Einwilligung vorliegt,
• die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,
• eine rechtliche Verpflichtung besteht,
• die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist,
• die Verarbeitung im Rahmen sozialrechtlicher, pädagogischer oder behördlich beauftragter Prozesse erforderlich ist,
• besondere Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage einer zulässigen Rechtsgrundlage verarbeitet werden dürfen.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, Art. 9 DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind besonders geschützt und betreffen unter anderem Gesundheitsdaten oder Daten mit vergleichbarer Schutzbedürftigkeit.

4. Nutzung der Website famloop.de

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Website angezeigt, sicher betrieben und gegen Missbrauch geschützt werden kann. Hierzu können gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• übertragene Datenmenge,
• HTTP-Statuscode,
• Server-Logdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Systemsicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Server-Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit erforderlich ist, und nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Prüfung erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder zur Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.

4a. Reichweitenmessung ohne Cookies

Um zu erfahren, wie viele Menschen famloop.de besuchen, welche Seiten sie ansehen und von welcher Website sie kommen, zählen wir Seitenaufrufe selbst – ohne Cookies, ohne Dienste Dritter und ohne Speicherung der IP-Adresse. Gespeichert werden Datum, aufgerufene Seite, die Herkunfts-Domain (sofern der Browser sie übermittelt), ob ein Mobilgerät genutzt wurde und ein Prüfwert, der aus IP-Adresse und Browserkennung mit einem täglich wechselnden Geheimnis gebildet wird. Der Prüfwert lässt sich nicht auf eine Person zurückführen und ist am Folgetag ein anderer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung). Die Daten werden nach 400 Tagen gelöscht.

5. Hosting

Unsere Website und die dazugehörigen technischen Systeme werden bei folgendem Hosting-Dienstleister betrieben:

Die Server werden in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben (Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen). Serverstandort ist damit ausschließlich Deutschland. Der Hosting-Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag. Hierzu zählen insbesondere technische Zugriffsdaten, Server-Logdaten und Daten, die im Rahmen der Nutzung von famloop.de gespeichert oder übermittelt werden. Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und effizienten Betrieb unserer Website und Plattform.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten. Dazu können gehören: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisation oder Träger, Inhalt der Anfrage, Kommunikationsverlauf, technische Metadaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation und zur Dokumentation des Vorgangs. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen. Kontaktanfragen werden gelöscht, wenn sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Nutzung der famloop.de-Plattform

famloop.de dient der digitalen Organisation, Kommunikation, Terminplanung und Dokumentation im Bereich begleiteter Umgänge, beschützter Umgänge, begleiteter Übergaben und vergleichbarer sozialpädagogischer Prozesse. Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Stammdaten

• Namen,
• Anschriften,
• Telefonnummern,
• E-Mail-Adressen,
• Geburtsdaten,
• Rollen und Funktionen,
• Träger- oder Organisationszuordnungen,
• Nutzerkennungen.

Fall- und Organisationsdaten

• Fallnummern,
• Aktenzeichen,
• zuständige Stellen,
• Umgangsformen,
• Termine,
• Räume,
• Fachkräfte,
• Statusinformationen,
• Absprachen,
• organisatorische Hinweise,
• Dokumentationsdaten.

Daten von Kindern und Familien

• Namen und Geburtsdaten von Kindern,
• Angaben zu Eltern, Sorgeberechtigten und Umgangsberechtigten,
• Informationen zu Umgangskontakten,
• Schutz- und Kontaktregelungen,
• Hinweise zur familiären Situation,
• fachliche und organisatorische Verlaufsinformationen.

Kommunikationsdaten

• Nachrichten,
• Terminbestätigungen,
• Erinnerungen,
• Rückmeldungen,
• Systembenachrichtigungen,
• Zustellinformationen, soweit technisch verfügbar.

Technische Nutzungsdaten

• Login-Daten,
• IP-Adressen,
• Zeitstempel,
• Rechte- und Rolleninformationen,
• Protokolldaten,
• Änderungen im System,
• Support- und Fehlerdaten.

8. Zwecke der Verarbeitung innerhalb von famloop.de

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Verwaltung sozialpädagogischer Fälle,
• Terminplanung und Terminkoordination,
• Kommunikation zwischen berechtigten Beteiligten,
• Organisation begleiteter Umgänge und begleiteter Übergaben,
• Dokumentation fachlicher und organisatorischer Abläufe,
• Verwaltung von Fachkräften, Räumen und Zuständigkeiten,
• Nachvollziehbarkeit von Änderungen,
• Erstellung von Übersichten, Erinnerungen und Statusanzeigen,
• technische Administration,
• Systemsicherheit,
• Support und Fehlerbehebung,
• Erfüllung vertraglicher oder rechtlicher Pflichten.

famloop.de trifft keine eigenständigen behördlichen, gerichtlichen, pädagogischen oder therapeutischen Entscheidungen. Die Plattform unterstützt Abläufe. Die fachliche Verantwortung verbleibt bei den jeweils zuständigen Personen, Trägern, Jugendämtern oder sonstigen verantwortlichen Stellen.

9. Rechtsgrundlagen der Plattformverarbeitung

Die Rechtsgrundlage hängt vom konkreten Nutzungskontext ab.

Soweit wir famloop.de für eigene Vertrags- und Kommunikationszwecke einsetzen, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Mitwirkungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, insbesondere nach Art. 9 DSGVO oder aufgrund spezieller gesetzlicher Regelungen.

Soweit famloop.de durch Träger, Jugendämter oder andere Organisationen genutzt wird und wir Daten ausschließlich nach deren Weisung verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. In diesem Fall ist die jeweilige Organisation datenschutzrechtlich verantwortlich.

10. Auftragsverarbeitung

Wenn Kunden, Träger, Jugendämter oder andere Organisationen famloop.de nutzen und dabei personenbezogene Daten eigener Fälle, Mitarbeitender oder Beteiligter verarbeiten lassen, erfolgt diese Verarbeitung regelmäßig im Auftrag des jeweiligen Kunden. In diesen Fällen schließen wir mit dem Kunden eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Der jeweilige Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Er entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung, über Zugriffsrechte, Löschfristen, Rechtsgrundlagen und Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen. Wir verarbeiten diese Daten nur nach dokumentierter Weisung des jeweiligen Verantwortlichen, soweit keine gesetzliche Verpflichtung entgegensteht.

11. Besondere Schutzbedürftigkeit von Kinder- und Familiendaten

Im Rahmen von famloop.de können Daten verarbeitet werden, die eine besondere Schutzbedürftigkeit haben. Dies betrifft insbesondere Informationen über Kinder, familiäre Konflikte, Umgangsregelungen, Schutzbedarfe, psychosoziale Belastungen oder behördliche und gerichtliche Kontexte.

Wir behandeln solche Daten mit besonderer Sorgfalt. Zugriffe werden auf berechtigte Personen beschränkt. Nutzer erhalten nur Zugriff auf Daten, soweit dies für ihre jeweilige Rolle und Aufgabe erforderlich ist. Betroffene Personen sollten beachten, dass sie über famloop.de keine unnötigen sensiblen Informationen übermitteln sollten. Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

12. Nutzerkonten und Login

Für geschützte Bereiche von famloop.de können Nutzerkonten eingerichtet werden. Dabei werden insbesondere verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Nutzerkennung, Passwort in verschlüsselter Form, Rolle und Berechtigungen, Login-Zeitpunkte, IP-Adresse, technische Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Nutzerkontos, zur Zugriffskontrolle, zur Systemsicherheit und zur Nachvollziehbarkeit berechtigter Nutzung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, soweit einschlägig, Art. 28 DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

13. Terminbenachrichtigungen und Kalenderdateien

famloop.de kann Terminbestätigungen, Erinnerungen oder Kalenderdateien bereitstellen oder versenden. Dabei können insbesondere verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Termindaten, Fall- oder Rollenzuordnung, technische Versandinformationen, Zustellstatus, soweit technisch verfügbar.

Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation und Durchführung von Terminen. Eine sichere technische Nachverfolgung, ob eine Kalenderdatei tatsächlich in einen privaten Kalender übernommen wurde, erfolgt grundsätzlich nicht.

14. E-Mail-Versand

Der Versand von E-Mails (z. B. Terminbenachrichtigungen, organisatorische Mitteilungen, Rechnungen) erfolgt über einen eigenen Mailserver (mail.famloop.de), der auf der unter Ziffer 5 genannten Hosting-Infrastruktur (Hetzner Online GmbH, Deutschland) betrieben wird. Ein externer E-Mail-Versanddienstleister wird hierfür derzeit nicht eingesetzt.

Beim E-Mail-Versand können insbesondere E-Mail-Adressen, Namen, Nachrichteninhalte, Versandzeitpunkte und technische Zustellinformationen verarbeitet werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und bei bestimmten Kommunikationsformen gegebenenfalls eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

15. SMS, Messenger oder Push-Benachrichtigungen

famloop.de nutzt derzeit keine SMS-, Messenger- oder Push-Dienste. Sollten solche Benachrichtigungswege künftig eingerichtet werden, werden sie vorab datenschutzrechtlich bewertet und in dieser Datenschutzerklärung konkret benannt; die dann verarbeiteten Daten (z. B. Telefonnummer, Gerätekennung, Push-Token, Termindaten, Zustellinformationen) sowie etwaige Übermittlungen an Anbieter würden hier ausgewiesen.

16. Cookies und vergleichbare Technologien

famloop.de setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Nach § 25 TDDDG ist für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Endgeräten grundsätzlich eine Einwilligung erforderlich, sofern der Zugriff nicht unbedingt erforderlich ist, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

Technisch notwendige Cookies

Diese dienen insbesondere der Anmeldung, der Sitzungsverwaltung (Session-Cookies), der Sicherheit (z. B. Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery) und der Speicherung technischer Einstellungen sowie der Bereitstellung geschützter Bereiche. Sie sind erforderlich, damit famloop.de ordnungsgemäß funktioniert. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

famloop.de verwendet derzeit keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern.

17. Webanalyse und Tracking

Wir verwenden derzeit keine Webanalyse- oder Trackingdienste.

18. Externe Inhalte und Drittanbieter

famloop.de bindet derzeit keine externen Inhalte ein, bei denen personenbezogene Daten an Drittanbieter übertragen werden. Eingesetzte Schriftarten werden lokal bzw. systemseitig bereitgestellt; es werden insbesondere keine externen Schriftarten-, Karten- oder Captcha-Dienste mit Datenübertragung an Dritte geladen.

19. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht oder dies für die Bereitstellung von famloop.de erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein:

• Hosting-Dienstleister (WebhostOne GmbH; Rechenzentrum: Hetzner Online GmbH, Deutschland),
• IT- und Wartungsdienstleister,
• Dienstleister für Datensicherung (Off-site-Backup bei Hetzner Online GmbH, Deutschland),
• KI-Anbieter (Anthropic Ireland, Limited, Irland) – nur bei gebuchtem KI-Paket und nur mit pseudonymisierten Texten, siehe Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Nr. 10a,
• berechtigte Nutzer innerhalb der Plattform,
• Auftraggeber oder Verantwortliche im Rahmen der jeweiligen Fallbearbeitung,
• Behörden oder Gerichte, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Steuerberater, Rechtsberater oder sonstige Berufsgeheimnisträger, soweit erforderlich.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

20. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (außerhalb der EU/des EWR) findet nur bei den KI-Funktionen statt, und nur für Träger, die ein Paket mit KI gebucht haben: Der KI-Anbieter Anthropic verarbeitet die zuvor pseudonymisierten Texte auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Alle übrigen eingesetzten Dienstleister verarbeiten die Daten in Deutschland. Sollte künftig eine weitere Drittlandübermittlung erfolgen, geschieht dies nur bei Vorliegen der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen (insbesondere Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche Schutzmaßnahmen, ausdrückliche Einwilligung oder gesetzliche Ausnahme).

21. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung, vertraglichen Anforderungen, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sozialrechtlichen oder fachlichen Dokumentationspflichten, Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen sowie berechtigten Nachweis- und Sicherheitsinteressen.

Konkrete Fristen: Server-Logdaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht (siehe Ziffer 4). Daten aus Kundenmandanten werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses nach Maßgabe der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gelöscht oder zurückgegeben; in Datensicherungen enthaltene Daten werden nach Ablauf des Backup-Zyklus (in der Regel innerhalb von 30 Tagen) überschrieben oder gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtlich bis zu 10 Jahre) bleiben unberührt.

22. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per HTTPS/TLS,
• passwortgeschützte Zugänge,
• rollenbasierte Berechtigungen,
• Zugriffsbeschränkungen,
• regelmäßige Datensicherungen,
• technische Wartung,
• Schutz vor unberechtigten Zugriffen,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, soweit technisch vorgesehen.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend technischer Entwicklung und Risikolage angepasst. Anbieter digitaler Dienste müssen technische und organisatorische Vorkehrungen treffen, um Dienste gegen unberechtigte Kenntnisnahme und unerlaubte Zugriffe zu schützen; das TDDDG nennt dabei ausdrücklich den Stand der Technik und sichere Verschlüsselungsverfahren.

23. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen können gerichtet werden an: info@certboard.de. Wenn wir Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, leiten wir Anfragen betroffener Personen grundsätzlich an den jeweiligen Verantwortlichen weiter, soweit eine Zuordnung möglich ist.

24. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

25. Widerspruchsrecht

Betroffene Personen können einer Verarbeitung personenbezogener Daten widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht und Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Im Fall eines Widerspruchs prüfen wir, ob zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen oder ob die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

26. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem die betroffene Person wohnt, arbeitet oder in dem der mutmaßliche Datenschutzverstoß stattgefunden hat. Für den Verantwortlichen ist in Hessen zuständig:

27. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet über famloop.de nicht statt. Automatisierte Hinweise, Erinnerungen, Statusanzeigen oder Terminvorschläge dienen ausschließlich der organisatorischen Unterstützung. Sie ersetzen keine fachliche, behördliche oder gerichtliche Entscheidung.

28. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf famloop.de abrufbar.

Siehe auch: AGB · Auftragsverarbeitung · Impressum