Begleiteter Umgang: Was Träger dokumentieren
Stand: 10. Oktober 2026 · Herausgeberin: CertBoard GmbH (FamLoop)
Im begleiteten Umgang dokumentieren Sie für mehrere Leser zugleich: für das Jugendamt, manchmal mittelbar für das Familiengericht – und für beide Eltern, die lesen können, was über sie festgehalten wurde. Was für jede Dokumentation gilt, steht im Ratgeber „Dokumentation, die das Jugendamt liest“. Hier geht es um das, was den begleiteten Umgang besonders macht.
1. Ihre Rolle: allparteilich
Begleiteter Umgang findet statt, weil das Familiengericht ihn angeordnet hat (§ 1684 Abs. 4 BGB) oder weil die Eltern ihn mit Unterstützung des Jugendamts vereinbart haben (§ 18 Abs. 3 SGB VIII). „Mitwirkungsbereiter Dritter“ im Sinne des Gesetzes ist Ihr Träger; er bestimmt, welche Fachkraft den Umgang begleitet. Die Fachkraft ermöglicht den Kontakt und achtet auf das Wohl des Kindes. Sie ist keine Gutachterin und ergreift nicht Partei. Halten Sie fest, worauf der Umgang beruht: Beschluss (Datum, Aktenzeichen) oder Vereinbarung, Ort, Dauer, Häufigkeit und besondere Auflagen.
2. Beobachten, nicht bewerten
Beschreiben Sie, was geschieht – vor allem bei Übergaben: wer das Kind bringt und abholt, wann, was gesagt wird. Beispiel: „Das Kind lief zum Vater und nahm seine Hand. Nach zehn Minuten fragte es: ‚Wann kommt Mama?‘“ ist eine Beobachtung. „Das Kind hat eine gute Bindung zum Vater.“ ist eine Bewertung. Sie gehört in ein Gutachten, nicht in die Begleitung. Bittet das Jugendamt um Ihre fachliche Einschätzung, schreiben Sie sie getrennt von den Beobachtungen und stützen Sie sie auf diese.
3. Ein Abbruch ist eine Fachentscheidung
Wird ein Umgang abgebrochen, gehört die Begründung in die Dokumentation: was geschah, wann, was Sie gesagt haben und wen Sie informiert haben. Ebenso jede Absage – wer abgesagt hat und mit welchem Grund. Ein Abbruch ist kein Versagen, sondern Teil des Auftrags. Gibt es Anhaltspunkte für eine Gefährdung des Kindes, gilt das Verfahren nach § 8a SGB VIII.
4. Wer mitliest – und wer nicht
Ihre Berichte gehen an das Jugendamt. Am Verfahren vor dem Familiengericht ist Ihr Träger in der Regel nicht beteiligt; das Jugendamt wirkt dort mit (§ 50 SGB VIII). Geben Sie Unterlagen nicht von sich aus an das Gericht oder an Anwälte weiter – dafür braucht es eine Einwilligung oder eine Rechtsgrundlage; für anvertraute Daten gilt § 65 SGB VIII, für freie Träger über § 61 Abs. 3 SGB VIII entsprechend. Lädt das Gericht eine Fachkraft als Zeugin, stimmt sie sich vorher mit der Leitung ab. Und: Jeder Elternteil kann Auskunft über die zu ihm gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO); gelangt ein Bericht in die Gerichtsakte, können ihn beide Seiten einsehen. Schreiben Sie so, dass Sie jeden Satz beiden gegenüber vertreten können. Steht ein Elternteil unter Gewaltschutz, gehören Anschrift und Aufenthaltsort nicht in Texte, die der andere lesen kann.
So hilft FamLoop dabei
Der Rahmen des Falls – Übergabeorte, Dauer, Rhythmus, bewilligte Stunden – gilt ab einem Stichtag; jede Änderung steht mit Grund und Beleg im Verlauf. Absagen und Ausfälle stehen mit Grund am Termin; was bei einem Abbruch geschah, steht in der Dokumentation des Termins.
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