Datenschutz für Sozialdaten

Was mit den Daten von Kindern und Familien in FamLoop geschieht, wer verantwortlich ist und wo die Daten liegen.

Stand: 10. Oktober 2026

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Sozialdaten ist Ihr Träger. Die CertBoard GmbH verarbeitet sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; Grundlage ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für Sozialdaten in der Jugendhilfe gelten § 35 SGB I und §§ 61 ff. SGB VIII; freie Träger haben diesen Schutz nach § 61 Abs. 3 SGB VIII in entsprechender Weise zu gewährleisten.

2. Wo die Daten liegen

Server und Datenhaltung in Deutschland (u. a. Hetzner Online GmbH); einzige Ausnahme ist die KI im KI-Paket (Abschnitt 5). Jeder Träger hat eine eigene, getrennte Datenbank.

3. Wer was sieht

Persönliche Konten, Rollen mit eigenen Rechten (Administration, Leitung, Koordination, Fachkraft, Buchhaltung): Leitung und Koordination sehen alle Familien, Fachkräfte die, die sie betreuen oder vertreten; die Buchhaltung kann nur lesen und sieht keine Einschätzungen nach § 8a.

4. Was das Haus verlässt

Mails an Familien, Beteiligte und das Jugendamt laufen über den Postausgang. Ohne Postausgang gehen nur Anmelde- und Einladungsmails, die jemand selbst auslöst, und Hinweise an Mitarbeitende des Trägers auf ihre Aufgaben; diese nennen den Fall. Mails ans Jugendamt, Mails mit Anhang und Berichte gehen erst hinaus, wenn jemand sie freigibt. Terminmitteilungen an Beteiligte und interne Mails ohne Anhang (Erinnerungen an fehlende Dokumentationen, Vertretungsanfragen, Monat, Fahrtkosten, Abwesenheit) gehen nach einer Wartezeit von selbst (Vorgabe 15 Minuten, nicht zwischen 20 und 7 Uhr). Bis dahin lassen sie sich ansehen, ändern oder anhalten. Der Träger kann das Senden von selbst abschalten. Den Portal-Zugang einer Familie sperrt ein Knopf, eine alte Einladung macht ein zweiter ungültig.

5. KI nur mit KI-Paket – und pseudonymisiert

Nur mit KI-Paket gehen Texte an den KI-Anbieter. Vorher ersetzt FamLoop auf den eigenen Servern Namen und Geburtsdaten der im Fall erfassten Personen durch Rollen. Namen von Personen, die nicht im Fall erfasst sind, etwa aus Schule oder Gericht, können im Text bleiben. Verarbeitet wird auch in den USA, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Nr. 10a). Eingescannte Hilfepläne liest FamLoop auf dem eigenen Server, ohne KI.

6. Übertragung, Protokoll, Sicherung

Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS). Protokolliert werden die Zugriffe über die Portale für Familien, Jugendämter und Platzanfragen, jedes Lesen und jeder PDF-Abruf einer Einschätzung nach § 8a sowie das Löschen von Fällen. Die Daten werden regelmäßig gesichert.

Diese Seite beschreibt FamLoop; sie ersetzt nicht die Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragte.

Siehe auch: Datenschutzerklärung · Auftragsverarbeitung · Richtlinien & Sicherheit