Vertretung in der Familienhilfe: Was gilt
Stand: 10. Oktober 2026 · Herausgeberin: CertBoard GmbH (FamLoop)
Krankheit, Urlaub, Fortbildung – irgendwann vertritt eine Kollegin. Was dann gilt, steht großenteils nicht im Gesetz, sondern in der Vereinbarung Ihres Trägers mit dem Jugendamt (§ 77 SGB VIII). Dieser Text zeigt, worauf Sie achten.
1. Was die Vereinbarung regelt
Ab wann vertreten werden muss, ob das Jugendamt informiert wird und wie Vertretungszeit vergütet wird, steht in der Vereinbarung. Vertretungszeit kann schon im Entgelt eingerechnet sein und nicht gesondert abrechenbar. Beispiel Frankfurt am Main: Die Formel des Entgelts enthält 2,05 Vertretungswochen im Jahr; Vertretungszeiten sind damit abgegolten; ab einer Woche Vertretung informiert die Teamleitung das Jugendamt.
2. Wer vertreten darf
Auch für Vertretungskräfte gilt, was für alle Fachkräfte gilt: Der Träger hat sich ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen zu lassen, wie es die Vereinbarung mit dem Jugendamt nach § 72a Abs. 2 und 4 SGB VIII vorsieht.
3. Was bei der Übergabe weitergegeben wird
Sozialdaten dienen dem Zweck, für den sie erhoben wurden (§ 64 Abs. 1; für freie Träger über § 61 Abs. 3 SGB VIII). Übergeben werden die nächsten Termine, die aktuellen Ziele, Absprachen, besondere Hinweise. Was die Familie anvertraut hat, nur unter den Voraussetzungen des § 65 Abs. 1 SGB VIII – am einfachsten mit Einwilligung, eingeholt, wenn die Familie die Vertretung kennenlernt. Auch wenn die Vertretung die Akte öffnen kann: Genutzt wird nur, was sie für ihre Aufgabe braucht. Bei plötzlicher Krankheit gibt es keine Übergabe – dann trägt nur, was aktuell in der Akte steht.
4. Laufende Einschätzung nach § 8a
Läuft eine Einschätzung nach § 8a SGB VIII, muss die Vertretung davon wissen. Das Verfahren geht in der Vertretung weiter – mit der Leitung und der insoweit erfahrenen Fachkraft (Kinderschutzfachkraft).
5. Die Familie einbeziehen
Die Familie erfährt vorher, wer kommt und wie lange – bei plötzlicher Krankheit von der Leitung, nicht erst an der Tür. Ob sie die Vertretung annimmt, entscheidet sie; es gibt keine Pflicht, sie zu akzeptieren.
So hilft FamLoop dabei
Bei einer Abwesenheit zeigt FamLoop, welche Termine Vertretung brauchen; Pflicht und Anteil kommen aus der hinterlegten Vereinbarung mit dem Jugendamt.
Mehr dazu:
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