Termin im Gespräch machenBeide
„Wann sehen wir uns wieder?“ – und die Serienplanung hilft nicht.
Ein Knopf, ein Kalender mit Ampel je Tag, ein Klick auf die freie Zeit.
So sieht FamLoop bei der Arbeit aus – vom ersten Termin bis zur Rechnung ans Jugendamt.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Den nächsten Termin machen Sie im Gespräch – der Plan kennt Schule, Puffer und Verfügbarkeit.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Dokumentieren direkt nach dem Termin, auch am Handy – daraus wird später der Bericht.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Die Ziele aus dem Hilfeplan stehen in der Akte – der Bericht folgt ihnen Ziel für Ziel.
Familienhilfe
Soll und Ist je Familie – und für jeden Rückstand der Grund.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Wer ausfällt, meldet sich in der App – die Koordination sieht sofort, welche Termine Vertretung brauchen.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Geführt nach der Vorlage Ihres Trägers. FamLoop ersetzt nicht die Kinderschutzfachkraft – entscheiden tut ein Mensch.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Der Nachweis entsteht aus den Terminen, die Rechnung aus dem Hilfeplan – freigegeben vom Träger.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Familien sehen ihre Termine auf einem Blatt und sagen dort Bescheid, wenn sie nicht können.
Begleiteter Umgang
Das Jugendamt reserviert freie Plätze per Link – ohne Konto und mit Frist.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Am Monatsersten liegt der Monat bereit – Fahrten sind aus den Terminen schon vorgeschlagen.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Kurznachrichten und Gruppen im Programm – aus einer Nachricht wird mit einem Klick eine Aufgabe.
Begleiteter UmgangFamilienhilfe
Die Android-App FamLoop Go hat Termine, Dokumentation und Nachrichten dabei – auch im Funkloch.
Jede Funktion in zwei Sätzen: das Problem aus dem Alltag – und was FamLoop daraus macht.
„Wann sehen wir uns wieder?“ – und die Serienplanung hilft nicht.
Ein Knopf, ein Kalender mit Ampel je Tag, ein Klick auf die freie Zeit.
Das Amt fragt am Telefon „geht der 17. um 15 Uhr?“.
Im Raster die Zeit aufziehen – FamLoop fragt nur noch für wen.
Ein Termin muss eine Stunde später, in einen anderen Raum.
Kachel schieben, dehnen, in die Raumzeile ziehen – fertig.
Der Raum fällt aus, alle Termine des Tages müssen umziehen.
Tageskalender des Hauses: ziehen und einmal für alle entscheiden.
Aus zwei Stunden Umgang werden drei; zwanzig Termine stehen schon.
Alle kommenden Termine passen sich an – vorher zeigt FamLoop jeden einzeln.
Schulkind, Puffer zwischen Familien, Raum, Verfügbarkeit – alles im Kopf behalten.
Vorschläge, die passen. Und der Grund, wenn einer nicht passt.
Das Elterngespräch braucht einen Termin – aber die Fachkraft ist im Umgang.
FamLoop legt es an den Umgang: getrennte Gespräche davor oder währenddessen – dann fragt FamLoop, wer es übernimmt; gemeinsame direkt danach.
Wer einen Fall weit vorausplant, nimmt anderen Familien ihren gewohnten Wochentag.
FamLoop hält die nächsten Termine laufender Serien frei – aber nur, wo Raum oder Fachkraft sonst doppelt vergeben würden.
Jemand ist eingesprungen – es fehlt nur der Eintrag.
Abwesend melden mit Ampel und Zusage je Termin, oder nachträglich am Termin eintragen.
Der Name an der Kachel wechselt – aber was heißt das?
FamLoop fragt nach: eingesprungen, Fehler korrigiert oder Familie übernommen.
Elternzeit, Wechsel, langer Ausfall – alle Termine müssen zur neuen Fachkraft.
Ein Zug für alle kommenden Termine, jeder gegen den Kalender der Kollegin geprüft.
Die Absage steht in der Mail, der Plan weiß nichts davon.
Ein Klick: Ersatz suchen, absagen oder nur zur Kenntnis – der Ausfall ist richtig eingetragen.
„Warum ist der Termin ausgefallen?“ – niemand weiß es mehr.
Einstufung, Grund und Abwesenheit stehen am Termin, beim Überfahren sichtbar – und in der Familienhilfe mit Grund und Notiz in den Dokumentationen der Familie.
Im Hilfeplangespräch fällt ein Einbruch im Verlauf auf.
Eine Spur mit den Fehltagen über den Stunden – der März gehört zum März.
Freitagnachmittag – und für drei Familien steht nächste Woche noch nichts im Kalender.
Eine Kachel zeigt Tag, Uhrzeit und Art wie in den letzten Wochen – ein Klick trägt alles ein, Rückgängig nimmt es wieder heraus.
Ein Umgang blockiert dieselbe Person wie ein Hausbesuch – aber steht im anderen Kalender.
Ein Kalender für beide Bereiche, der andere auf Knopfdruck dazu.
Für jede Kleinigkeit in die Akte.
Maus über den Termin: alles Wichtige. Klick: bewerten, umplanen, dokumentieren.
„Mutter bringt den Bruder mit“ steht auf einem Zettel.
Notiz am Termin – auf Wunsch auch als Nachricht an die Familie.
Das Gericht verlangt vor jedem Umgang einen Alkoholtest – abgehakt wird auf Papier.
Auflage am Fall eintragen; vor jedem Termin erinnert FamLoop, die Fachkraft quittiert das Ergebnis – bei auffälligem Befund mit Begründung.
Unterwegs fehlen Anschrift, Termine und die Dokumentation.
Die Android-App per QR-Code laden und selbst freischalten – Termine, Dokumentation und Nachrichten, auch im Funkloch. Wer vertritt, findet die vertretenen Familien bis zum abgerechneten Monat an einem Ort. Die Leitung sieht alle Handys auf einer Seite und meldet ein verlorenes mit einem Klick ab.
Eine endlose Seite, und die Hälfte der Angaben fehlt noch.
Beteiligte, Rahmen, Verfügbarkeit, Prüfen – der Name reicht zum Start.
Für eine neue Telefonnummer auf eine zweite Seite, die den ganzen Fall neu speichert.
An der Karte in der Akte auf „Ändern" – nur diese eine Person, „Wer kann wann?" gleich darunter.
Begleitet, dann beschützt, mehr Stunden, anderer Rhythmus – was galt im Juni?
Ein Band je Thema, jede Änderung mit Grundlage und Beleg, ein Klick zeigt den Stand an jedem Tag.
Das Amt fragt nach freien Plätzen, die Antwort dauert Tage.
Freie Serien per Link reservieren – ohne Konto, mit Frist.
Vorgemerkt – aber will das Amt den Platz wirklich?
Ein Häkchen schickt Termin, Turnus und Frist ans Amt; es entscheidet ohne Login.
Einen Termin vorschlagen, warten, nächsten vorschlagen.
Mehrere Fenster anbieten – halten oder nur vorschlagen, je Fenster.
Verfügbarkeit steht in jedem Fall noch einmal.
Einmal setzen, überall gültig.
Der Bericht steht schon da – verteilt auf fünfzig Dokumentationen.
Ein Knopf sammelt sie ein, Feld für Feld in der Gliederung des Amtes.
Das Amt sucht seine Ziele im Bericht und findet einen Aufsatz.
Grundsatzziel, Rahmenziele, Ergebnisziele, Aufgaben – der Reihe nach, die Einträge daneben.
Der Scan vom Amt liegt in der Akte, die Ziele tippt jemand ab.
FamLoop liest Ziele und Aufgaben aus dem Vordruck Ihres Jugendamts – ohne KI, die Daten bleiben im Haus. Neue Vordrucke richten wir kostenfrei ein.
Doku und Ziele haben nichts miteinander zu tun.
Jedes Ziel steht in der Akte; Belege und Bericht hängen daran.
Wer prüft, muss wissen, in welchem Bereich er gerade ist.
Entwurf → Prüfung → Freigabe → Versand, ein Schalter für den Träger; beim Prüfen darf man ändern.
Die Familie erfährt aus dem Hilfeplangespräch, was über sie geschrieben wurde.
Bericht freigeben – die Familie liest im Portal, bevor er hinausgeht.
Verlaufs-, Abschluss-, Krisenbericht beginnen bei null.
FamLoop legt sie mit Inhalt an.
Die Mail der Lehrerin liegt im Postfach, nicht in der Akte.
Hineinkopieren – Absender, Datum, Betreff liest FamLoop selbst; der Bericht antwortet daraus.
Die Mutter ruft Sonntagabend an – festgehalten wird es nirgends, und wer reagiert, weiß keiner.
Aktennotiz schreiben: steht zwischen den Dokumentationen, zählt keine Stunde, und „noch zu tun" bleibt, bis jemand mit einem Satz „Erledigt" drückt.
Sorge um ein Kind – und der Vordruck liegt im Büro, die Leitung erfährt es zu spät.
Vier Schritte am Handy nach der Vorlage des Trägers; Leitung und Kinderschutzfachkraft bekommen gleich eine Aufgabe. Abschließen darf eine zweite Person, die Leitung allein nur ohne akute Gefährdung und ohne so viel Rot, dass die Kinderschutzfachkraft beteiligt sein muss. Danach nur Nachträge, jeder Zugriff protokolliert. FamLoop leitet kein Ergebnis ab, entscheiden tut ein Mensch. Mit dem KI-Paket findet die KI zu jeder Markierung wörtliche Stellen in den Dokumentationen und schlägt den Bericht vor, jede Aussage mit ihrer Grundlage – Namen aus Familie und Team durch Rollen ersetzt.
Rückfragen zur Doku laufen über Flur, Telefon und Chat – und sind danach weg.
Antworten direkt unter der Dokumentation, wie im Forum – dasselbe Gespräch in der Akte und auf dem Arbeitsplatz.
Dreißig Themen in sechs Bereichen, bevor man einen Satz schreibt.
Zeit, ein Feld, fertig. Alles Weitere klappt bei Bedarf auf.
Themen antippen, die im Text ohnehin stehen.
„Ich habe herausgelesen: Anträge & Leistungen“ – ein Tipp bestätigt.
Persisch denken, deutsch dokumentieren – nach dem Hausbesuch.
Acht Schreibsprachen, Diktat inklusive; in der Akte steht es auf Deutsch.
Das Programm gibt Themen vor, die zum Träger nicht passen.
Themen, Felder und Kontaktarten pflegt der Träger selbst.
Termine werden geplant, die Doku der letzten bleibt liegen.
Die Planung erinnert zuerst – ab wann, stellt der Träger ein.
Zwei Fachkräfte, zwei Wahrheiten über eine Familie.
Beide sehen dasselbe Blatt und schreiben eine Doku.
Der Termin von letzter Woche fehlt samt Bericht.
Ein Fenster: Termin und Bericht in einem Schritt, auch der ausgefallene.
Der Brief vom Jobcenter landet irgendwo.
PDF hinein, Fach wählen, ein Satz dazu – die Fachkraft in drei Monaten versteht ihn.
Schule, Kita, Therapie – Nummern in fünf Notizbüchern.
Mitwirkende in der Akte; beim Bericht anhaken, wer genannt wird.
Das Amt fragt „wirkt die Mutter mit?“ – und bekommt einen Eindruck.
Mails, Aussagen, Telefonate mit Datum und Einordnung: Beleg statt Eindruck.
„Nicht vor 10 Uhr klingeln“ steht im Kopf der Kollegin.
Merkbuch je Fall: Notiz, Wichtig, Dringend – Dringendes oben.
Beschluss, Attest, Vereinbarung – in drei Ordnern.
Ein Reiter, Upload vom Rechner, Handy-Scan oder E-Mail, Volltextsuche.
Was haben die Kolleginnen zu ihren Familien geschrieben?
Ein Nachrichtenblock am Arbeitsplatz: Textanfang an jeder Doku, NEU seit dem letzten Besuch, Rückfrage in den Team-Chat, Daumen für „gelesen“ – der ganze Text erst auf Klick.
Anschrift und Nummer vor dem Hausbesuch heraussuchen.
Antippen navigiert, antippen wählt; § 8a steht daneben.
Die Leitung erfährt Lücken erst im Hilfeplangespräch.
Je Familie eine Zeile: seit 16 Tagen kein Eintrag, Bewilligung endet – was in Ordnung ist, steht nicht da.
Das Amt fragt nach Qualitätssicherung – man beteuert.
Ein kleiner Vorgang je Fachkraft und Monat, mit Nachbesprechung – nachweisbar.
Termine in Mails, die niemand findet.
Ein Blatt, der nächste Termin groß, zwei Knöpfe: In den Kalender · Ich kann nicht.
Absage per Anruf, dann dreimal hin und her.
Die Familie schlägt gleich einen Zeitpunkt vor – gegen die echte Planung geprüft.
Beide Eltern und die Fachkraft müssen zustimmen – per Telefonkette.
„Passt / Passt nicht“ im Portal; mit der letzten Zusage ist der Termin verlegt.
Noch ein Login, den niemand nutzt.
Auf die Hinweis-Mail antworten – landet im Faden beim Fall.
Nachrichten hier, Rückmeldungen dort.
Alles zu einer Person untereinander wie im Messenger.
Die Nachricht aus dem Portal wartet, bis jemand hinschaut.
Rote Karte oben rechts, bleibt stehen, erinnert nach einer halben Stunde.
Drei Änderungen, drei Mails, Familie genervt.
Ein Hinweis aufs Portal – mehrere Änderungen ergeben eine Mail.
Nicht jede Familie liest Mails.
Ein Blatt je Elternteil, mit QR-Code ins Portal – für den Kühlschrank.
„Mein Ex hat den Zettel.“
Zwei Knöpfe: Portal sperren, alte Einladung ungültig machen.
Die Vereinbarung verlangt Meldung – wer hat wann was gemeldet?
Auf Knopfdruck oder ab einer Schwelle in den Postausgang; hinaus erst nach Freigabe.
„Wie steht es im Fall?“ – das Amt ruft an und wartet auf den Rückruf.
Zuständige im Amt sehen im Jugendamt-Portal kommende Termine und freigegebene Berichte selbst – Anmeldung per Link aus der Mail, nur lesen, jeder Aufruf eines Falls wird festgehalten.
Eine Mail ist raus, die so nicht raus sollte.
Erst sichten, dann „Jetzt senden“ – nichts verlässt das Haus ungesehen.
Ohne E-Mail-Adresse fällt die Familie durchs Raster.
Eigener Korb: jeder Versuch mit Zeit, Ergebnis, Wiedervorlage.
Nummer des Amtes? In der Akte auf Seite drei.
Alle Beteiligten auf einem Reiter, am Handy antippbar.
Zwei Fachkräfte, zwei Akten, zwei Bewilligungen für eine Familie.
Zwei Zuständigkeiten, eine Familie, eine Bewilligung mit Verlauf.
Familie Yilmaz gibt es plötzlich zweimal.
Hinweis beim Aufnehmen – und ein Zusammenführen, das nichts verliert.
Die Familie bleibt, die Hilfeform wechselt – alles neu anlegen.
Kasten „Weiter in der Familienhilfe“: ein Tag, ein Häkchen.
Die Koordination steht als Fachkraft in jeder neuen Familie.
Beim Anlegen die Frage – vom ersten Tag an richtig.
Umzug – vier Stellen ändern.
Anschrift und Telefon an der Person, sonst nirgends.
Die Fachkraft klingelt, ohne vom Beschluss zu wissen.
Marke an der Person: wer geschützt ist, bis wann, worauf es beruht.
Neue Telefonnummer – Ticket an die Verwaltung.
Alle eigenen Familien auf einer Seite, direkt änderbar.
Anruf, Frage, Klicken durch fünf Menüs.
Suchfeld, Enter, ändern.
Etwas stört – und man weiß nicht, wem man es sagt.
Knopf „Änderungen“ auf jeder Seite; jeder Wunsch trägt seinen Stand.
Morgens um sieben die Leitung erreichen.
Meldung in der App; Koordination sieht sofort, wie viele Termine Vertretung brauchen.
Ab wann muss vertreten werden? Bei § 8a anders?
Kandidatinnen mit Ampel; Pflicht und Anteil kommen aus der Vereinbarung des Falls.
Zettel, Unterschrift, Ablage.
Antrag dort, wo man arbeitet – Konto und Teamkalender daneben.
Resturlaub? Übertrag? Verfall?
Rechnet sich aus der Abwesenheitsmeldung – Verfall zum 31.03.
Heiligabend bei dreißig Leuten eintragen.
Einmal je Jahr hinterlegt, auf Knopfdruck bei allen – mit Probelauf.
Wann war sie krank, wann in Fortbildung?
Jahreskalender mit zwölf Zeilen, jeder Tag ein Kästchen.
Wer ist heute da?
Krank, Urlaub, offene Anträge – und ob die Termine versorgt sind.
Dienstliches über WhatsApp.
Kurznachrichten und Gruppen im Programm; die Leitung liest nicht mit.
Der Geburtstag der Kollegin geht im Alltag unter.
Wer möchte, wird am Geburtstag gegrüßt; das Team gratuliert mit ein paar Worten – am Rechner und in FamLoop Go.
Der Zettel vom Anruf liegt unter der Tastatur.
Knopf auf jeder Seite, drei Zeilen, weiterarbeiten.
„Kannst du bei Frau Müller anrufen?“ steht im Chat – und geht dort unter.
Ein Klick an der Nachricht: Wortlaut, Name und Familie stehen schon in der Aufgabe – für einen selbst oder eine Kollegin.
Neue Kollegin, keine Zeit zum Einarbeiten.
Filme im Programm, Untertitel in drei Sprachen, kein zweiter Login.
Passwort auf einem Zettel.
Zugang per E-Mail, Passwort vergibt die Person selbst.
Die Buchhaltung sieht Krankmeldungen.
Jede Rolle sieht genau ihren Ausschnitt.
„Ist der Zugang angekommen?“
Tagesleiste: Team, Amt, Familien – der gute Moment für den Rückruf.
Abgerechnet wird die Anwesenheit – die Vereinbarung sagt etwas anderes.
Monatsentgelt aus den bewilligten Stunden, tagesgenau nur am Anfang und Ende.
Die Rechnung geht als PDF hinaus, die Buchungen tippt jemand in die Buchhaltung ab.
Jede Rechnung auch als E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD-PDF und XML), die Buchungen als DATEV-Export für die Steuerkanzlei.
In jede Familie gehen, Nachweis bestätigen.
Entsteht aus den Terminen; der Träger gibt ihn mit der Rechnung frei.
Das Amt bekommt eine Summe und fragt nach.
Jeder Termin eine Zeile – gedruckt wird, was auf dem Schirm steht.
Vertretung angerechnet? Urlaub der Familie? Man sieht es nicht.
Beide Regeln stehen im Klartext auf dem Nachweis.
Drei Wochen Nordsee = drei Wochen Fehlstunden der Fachkraft.
Zeitraum an der Familie eintragen; die Vereinbarung sagt, was als erbracht gilt.
Jeden Termin im Urlaub einzeln umstellen.
Absagen im Zeitraum in einem Zug – nie stillschweigend.
„Warum ist da nicht gearbeitet worden?“
Stunden je Grund, wer abgesagt hat – die Antwort vor dem Gespräch.
Ein Monat unter Soll, obwohl vorher mehr geleistet wurde.
Ein Schalter füllt spätere Lücken mit früherem Überhang.
Zwei Fachkräfte, ein Tag – zweimal gezählt.
Der Verlauf zählt Kalendertage, nicht Personen.
Soll, Ist, Abwesenheit, Urlaub – in vier Tabellen.
Fünf Spuren auf einer Zeitachse, der Stand von jetzt.
Seit wann sind es eigentlich vier Stunden?
Eine Spur je Fachkraft: Stunden, Zeitraum, Fassung.
Das Schreiben liegt als PDF – die Auslastung weiß nichts davon.
Posten statt Summe, zwei Zahlen nebeneinander; nichts wird weggerechnet.
Wie viele Stunden sind noch drin?
Verbraucht, terminiert, frei – auch für Elterngespräche.
Mehrstunden auf einem PDF, per Mail an die Verwaltung.
Am Monatsersten liegt der Monat bereit: prüfen, bestätigen – auch ohne Konto.
Zettel sammeln, nachrechnen, Antrag tippen.
Monat als Kalender, Fahrten aus den Terminen vorgeschlagen – bestätigen, einreichen.
Wo fange ich heute an?
Höchstens drei Sofortkarten – nur, was heute drängt.
Familienhilfe hier, begleiteter Umgang dort – für neun Familien zwei Listen.
Alle Klienten der Fachkraft als Karten in zwei Gruppen: nächster Termin, Stunden im Monat, wer dazugehört, was gerade ansteht.
Wo war noch mal die Akte?
Namen tippen, Treffer klappen auf – über alle Fälle, auch beendete.
Man sucht einen Menschen, nicht eine Uhrzeit.
Zeile mit den eigenen Klienten, wer heute dran ist vorn.
Welche Fälle sind heute dran?
Unter dem Tagesplan, mit Filter nach Fachkraft, Amt, offenen Aufgaben.
Bei wem läuft die Planung aus?
Alle Fälle auf einer Zeitachse, Ampel „geplant bis“, Weiterplanen-Knopf.
Ohne Geburtsdatum greift die Schulkind-Regel nicht – merkt niemand.
Was fehlt, steht als Aufgabe da.
Dazu haben wir noch nichts – schreiben Sie es uns über „Änderungen“ in der App, oder hier.