Zum Inhalt springen
Demo ausprobieren

Funktionen für begleiteten Umgang und Familienhilfe

So sieht FamLoop bei der Arbeit aus – vom ersten Termin bis zur Rechnung ans Jugendamt.

Kalender & Termine

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Den nächsten Termin machen Sie im Gespräch – der Plan kennt Schule, Puffer und Verfügbarkeit.

Wochenkalender einer Familienhelferin: alle Hausbesuche der Woche auf einen Blick, daneben je Familie, wie viele Stunden schon geplant sind. 10 Termine · 25,5 Std.
  • Termin im Gespräch machen
  • Der Plan kennt die Regeln
  • Die Woche als Raster
  • Nächste Woche schon im Kalender
Kalender & Termine im Einzelnen

Dokumentation

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Dokumentieren direkt nach dem Termin, auch am Handy – daraus wird später der Bericht.

Dokumentation am Handy direkt nach dem Hausbesuch: Anwesende und Themen antippen, ein paar Sätze schreiben, fertig. Kommt in den Bericht.
  • Dokumentation in der Kurzform
  • Das Blatt liest mit
  • Doku in der eigenen Sprache
  • Kein Doku-Rückstand
Dokumentation im Einzelnen

Hilfeplan & Berichte

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Die Ziele aus dem Hilfeplan stehen in der Akte – der Bericht folgt ihnen Ziel für Ziel.

Der Hilfeplan in der Familienakte: die Ziele des Jugendamts und der nächste fällige Verlaufsbericht auf einer Seite. Bericht fällig 22.10.
  • Hilfeplan vorgelesen, nicht abgetippt
  • Hilfeplan als Fahrplan
  • Berichtsentwurf aus der eigenen Doku
  • Verlaufsbericht am Hilfeplan entlang
Hilfeplan & Berichte im Einzelnen

Fachleistungsstunden

Familienhilfe

Soll und Ist je Familie – und für jeden Rückstand der Grund.

Fachleistungsstunden je Familie Woche für Woche: was geleistet ist, was fehlt und bis wann es nachgeholt werden sollte. Nachholen bis 18.10.
  • Woraus der Rückstand besteht
  • Überhang gegen Lücke
  • Hilfeverlauf je Familie
  • Leistungsnachweis ohne Knopf
Fachleistungsstunden im Einzelnen

Vertretung & Abwesenheit

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Wer ausfällt, meldet sich in der App – die Koordination sieht sofort, welche Termine Vertretung brauchen.

Vertretung im Urlaub planen: jeder betroffene Termin mit Stand, wer einspringt und wo noch jemand fehlt. Vertretung gefunden.
  • Krank melden statt anrufen
  • Vertretung vorher oder hinterher
  • Urlaubsantrag mit Freigabekette
  • Familie ganz übergeben
Vertretung & Abwesenheit im Einzelnen

Kinderschutz nach § 8a

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Geführt nach der Vorlage Ihres Trägers. FamLoop ersetzt nicht die Kinderschutzfachkraft – entscheiden tut ein Mensch.

  1. Anlass
  2. Einschätzung
  3. Beobachtungen
  4. Ergebnis
  • Vier Schritte am Handy nach der Vorlage des Trägers
  • Leitung und Kinderschutzfachkraft bekommen gleich eine Aufgabe
  • Abschließen darf eine zweite Person
  • Danach nur Nachträge, jeder Zugriff protokolliert
Kinderschutz nach § 8a im Einzelnen

E-Rechnung & DATEV

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Der Nachweis entsteht aus den Terminen, die Rechnung aus dem Hilfeplan – freigegeben vom Träger.

Leistungsnachweis für das Jugendamt: alle Termine eines Monats mit Stunden, Stand und Vertretung, druckfertig. Druckfertig fürs Amt.
  • Rechnung ans Amt aus dem Hilfeplan
  • Leistungsnachweis ohne Knopf
  • E-Rechnung und DATEV-Export
  • Nachweis als Aufstellung
E-Rechnung & DATEV im Einzelnen

Klienten-Portal

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Familien sehen ihre Termine auf einem Blatt und sagen dort Bescheid, wenn sie nicht können.

Das Familienportal: Eltern sehen ihren nächsten Termin, tragen ihn in den Kalender ein oder sagen ab. Ich kann nicht.
  • Was die Familie sieht
  • „Kann nicht“ mit Gegenvorschlag
  • Antworten ohne Anmeldung
  • Familie schreibt – Fachkraft erfährt es sofort
Klienten-Portal im Einzelnen

Jugendamt-Portal & Platzvergabe

Begleiteter Umgang

Das Jugendamt reserviert freie Plätze per Link – ohne Konto und mit Frist.

Freie Plätze fürs Jugendamt: Terminserien im Begleiteten Umgang, live aus dem Kalender, unverbindlich reservierbar. Freie Serie wählen.
  • Platz-Reservierung fürs Amt
  • Vormerkung bestätigen lassen
  • Das Amt sieht den Stand selbst
  • Ausfall-Meldung ans Amt
Jugendamt-Portal & Platzvergabe im Einzelnen

Fahrtkosten & Monatsabschluss

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Am Monatsersten liegt der Monat bereit – Fahrten sind aus den Terminen schon vorgeschlagen.

Fahrtkosten als Monatskalender: Kilometer aus den Terminen vorgeschlagen, fehlende Fahrten markiert, bestätigen und einreichen. Fahrt vorgeschlagen.
  • Fahrtkosten auf einen Blick
  • Monatsabschluss der Fachkraft
  • Sechs Termine, nicht sechs Klicks
Fahrtkosten & Monatsabschluss im Einzelnen

Team-Chat

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Kurznachrichten und Gruppen im Programm – aus einer Nachricht wird mit einem Klick eine Aufgabe.

Kurze Absprachen im Team-Chat: Übergabe an die Vertretung, ohne E-Mail. Aufgabe notieren.
  • Nachrichten im Team
  • Aus der Nachricht eine Aufgabe
  • Aus den Familien
  • Wer ist online
Team-Chat im Einzelnen

Unterwegs & FamLoop Go

Begleiteter UmgangFamilienhilfe

Die Android-App FamLoop Go hat Termine, Dokumentation und Nachrichten dabei – auch im Funkloch.

  • FamLoop Go
  • Dokumentation unterwegs
  • Meine Klienten – beide Bereiche auf einer Seite
  • Klient suchen – von jeder Seite
Unterwegs & FamLoop Go im Einzelnen

115 Antworten auf Alltagsprobleme.

Jede Funktion in zwei Sätzen: das Problem aus dem Alltag – und was FamLoop daraus macht.

Planung & Termine 27

Termin im Gespräch machenBeide

„Wann sehen wir uns wieder?“ – und die Serienplanung hilft nicht.

Ein Knopf, ein Kalender mit Ampel je Tag, ein Klick auf die freie Zeit.

Termin dort eintragen, wo die Lücke istBeide

Das Amt fragt am Telefon „geht der 17. um 15 Uhr?“.

Im Raster die Zeit aufziehen – FamLoop fragt nur noch für wen.

Termine anfassenUmgang

Ein Termin muss eine Stunde später, in einen anderen Raum.

Kachel schieben, dehnen, in die Raumzeile ziehen – fertig.

Einen ganzen Tag umstellenUmgang

Der Raum fällt aus, alle Termine des Tages müssen umziehen.

Tageskalender des Hauses: ziehen und einmal für alle entscheiden.

Dauer ändern – Serie zieht mitUmgang

Aus zwei Stunden Umgang werden drei; zwanzig Termine stehen schon.

Alle kommenden Termine passen sich an – vorher zeigt FamLoop jeden einzeln.

Der Plan kennt die RegelnBeide

Schulkind, Puffer zwischen Familien, Raum, Verfügbarkeit – alles im Kopf behalten.

Vorschläge, die passen. Und der Grund, wenn einer nicht passt.

Elterngespräche rund um den UmgangUmgang

Das Elterngespräch braucht einen Termin – aber die Fachkraft ist im Umgang.

FamLoop legt es an den Umgang: getrennte Gespräche davor oder währenddessen – dann fragt FamLoop, wer es übernimmt; gemeinsame direkt danach.

Der gewohnte Wochentag bleibt freiUmgang

Wer einen Fall weit vorausplant, nimmt anderen Familien ihren gewohnten Wochentag.

FamLoop hält die nächsten Termine laufender Serien frei – aber nur, wo Raum oder Fachkraft sonst doppelt vergeben würden.

Vertretung vorher oder hinterherBeide

Jemand ist eingesprungen – es fehlt nur der Eintrag.

Abwesend melden mit Ampel und Zusage je Termin, oder nachträglich am Termin eintragen.

Vertretung, Berichtigung oder neue ZuständigkeitBeide

Der Name an der Kachel wechselt – aber was heißt das?

FamLoop fragt nach: eingesprungen, Fehler korrigiert oder Familie übernommen.

Familie ganz übergebenBeide

Elternzeit, Wechsel, langer Ausfall – alle Termine müssen zur neuen Fachkraft.

Ein Zug für alle kommenden Termine, jeder gegen den Kalender der Kollegin geprüft.

Absagen wirken sofortBeide

Die Absage steht in der Mail, der Plan weiß nichts davon.

Ein Klick: Ersatz suchen, absagen oder nur zur Kenntnis – der Ausfall ist richtig eingetragen.

Ausfälle mit BegründungBeide

„Warum ist der Termin ausgefallen?“ – niemand weiß es mehr.

Einstufung, Grund und Abwesenheit stehen am Termin, beim Überfahren sichtbar – und in der Familienhilfe mit Grund und Notiz in den Dokumentationen der Familie.

Warum plötzlich keine TermineFamilienhilfe

Im Hilfeplangespräch fällt ein Einbruch im Verlauf auf.

Eine Spur mit den Fehltagen über den Stunden – der März gehört zum März.

Nächste Woche schon im KalenderFamilienhilfe

Freitagnachmittag – und für drei Familien steht nächste Woche noch nichts im Kalender.

Eine Kachel zeigt Tag, Uhrzeit und Art wie in den letzten Wochen – ein Klick trägt alles ein, Rückgängig nimmt es wieder heraus.

Die Woche als RasterBeide

Ein Umgang blockiert dieselbe Person wie ein Hausbesuch – aber steht im anderen Kalender.

Ein Kalender für beide Bereiche, der andere auf Knopfdruck dazu.

Tagesplan mit DirektzugriffUmgang

Für jede Kleinigkeit in die Akte.

Maus über den Termin: alles Wichtige. Klick: bewerten, umplanen, dokumentieren.

Info zu genau diesem TerminUmgang

„Mutter bringt den Bruder mit“ steht auf einem Zettel.

Notiz am Termin – auf Wunsch auch als Nachricht an die Familie.

Kontroll-Auflagen vor dem UmgangUmgang

Das Gericht verlangt vor jedem Umgang einen Alkoholtest – abgehakt wird auf Papier.

Auflage am Fall eintragen; vor jedem Termin erinnert FamLoop, die Fachkraft quittiert das Ergebnis – bei auffälligem Befund mit Begründung.

FamLoop GoBeide

Unterwegs fehlen Anschrift, Termine und die Dokumentation.

Die Android-App per QR-Code laden und selbst freischalten – Termine, Dokumentation und Nachrichten, auch im Funkloch. Wer vertritt, findet die vertretenen Familien bis zum abgerechneten Monat an einem Ort. Die Leitung sieht alle Handys auf einer Seite und meldet ein verlorenes mit einem Klick ab.

Fall anlegen in vier SchrittenUmgang

Eine endlose Seite, und die Hälfte der Angaben fehlt noch.

Beteiligte, Rahmen, Verfügbarkeit, Prüfen – der Name reicht zum Start.

Ändern, wo es stehtUmgang

Für eine neue Telefonnummer auf eine zweite Seite, die den ganzen Fall neu speichert.

An der Karte in der Akte auf „Ändern" – nur diese eine Person, „Wer kann wann?" gleich darunter.

Der Rahmen mit ZeitleisteUmgang

Begleitet, dann beschützt, mehr Stunden, anderer Rhythmus – was galt im Juni?

Ein Band je Thema, jede Änderung mit Grundlage und Beleg, ein Klick zeigt den Stand an jedem Tag.

Platz-Reservierung fürs AmtUmgang

Das Amt fragt nach freien Plätzen, die Antwort dauert Tage.

Freie Serien per Link reservieren – ohne Konto, mit Frist.

Vormerkung bestätigen lassenUmgang

Vorgemerkt – aber will das Amt den Platz wirklich?

Ein Häkchen schickt Termin, Turnus und Frist ans Amt; es entscheidet ohne Login.

Mehrere Termine zur AuswahlUmgang

Einen Termin vorschlagen, warten, nächsten vorschlagen.

Mehrere Fenster anbieten – halten oder nur vorschlagen, je Fenster.

Fachkräfte & RäumeBeide

Verfügbarkeit steht in jedem Fall noch einmal.

Einmal setzen, überall gültig.

Dokumentation & Berichte 27

Berichtsentwurf aus der eigenen DokuBeide

Der Bericht steht schon da – verteilt auf fünfzig Dokumentationen.

Ein Knopf sammelt sie ein, Feld für Feld in der Gliederung des Amtes.

Verlaufsbericht am Hilfeplan entlangFamilienhilfe

Das Amt sucht seine Ziele im Bericht und findet einen Aufsatz.

Grundsatzziel, Rahmenziele, Ergebnisziele, Aufgaben – der Reihe nach, die Einträge daneben.

Hilfeplan vorgelesen, nicht abgetipptFamilienhilfe

Der Scan vom Amt liegt in der Akte, die Ziele tippt jemand ab.

FamLoop liest Ziele und Aufgaben aus dem Vordruck Ihres Jugendamts – ohne KI, die Daten bleiben im Haus. Neue Vordrucke richten wir kostenfrei ein.

Hilfeplan als FahrplanFamilienhilfe

Doku und Ziele haben nichts miteinander zu tun.

Jedes Ziel steht in der Akte; Belege und Bericht hängen daran.

Ein Berichtsweg für beide BereicheBeide

Wer prüft, muss wissen, in welchem Bereich er gerade ist.

Entwurf → Prüfung → Freigabe → Versand, ein Schalter für den Träger; beim Prüfen darf man ändern.

Familie liest den Bericht vorabBeide

Die Familie erfährt aus dem Hilfeplangespräch, was über sie geschrieben wurde.

Bericht freigeben – die Familie liest im Portal, bevor er hinausgeht.

Berichte ohne leeres BlattBeide

Verlaufs-, Abschluss-, Krisenbericht beginnen bei null.

FamLoop legt sie mit Inhalt an.

E-Mails bekommen einen OrtBeide

Die Mail der Lehrerin liegt im Postfach, nicht in der Akte.

Hineinkopieren – Absender, Datum, Betreff liest FamLoop selbst; der Bericht antwortet daraus.

Aktennotiz zwischen den TerminenBeide

Die Mutter ruft Sonntagabend an – festgehalten wird es nirgends, und wer reagiert, weiß keiner.

Aktennotiz schreiben: steht zwischen den Dokumentationen, zählt keine Stunde, und „noch zu tun" bleibt, bis jemand mit einem Satz „Erledigt" drückt.

Einschätzung nach § 8a, geführtBeide

Sorge um ein Kind – und der Vordruck liegt im Büro, die Leitung erfährt es zu spät.

Vier Schritte am Handy nach der Vorlage des Trägers; Leitung und Kinderschutzfachkraft bekommen gleich eine Aufgabe. Abschließen darf eine zweite Person, die Leitung allein nur ohne akute Gefährdung und ohne so viel Rot, dass die Kinderschutzfachkraft beteiligt sein muss. Danach nur Nachträge, jeder Zugriff protokolliert. FamLoop leitet kein Ergebnis ab, entscheiden tut ein Mensch. Mit dem KI-Paket findet die KI zu jeder Markierung wörtliche Stellen in den Dokumentationen und schlägt den Bericht vor, jede Aussage mit ihrer Grundlage – Namen aus Familie und Team durch Rollen ersetzt.

Unter jeder Doku diskutierenBeide

Rückfragen zur Doku laufen über Flur, Telefon und Chat – und sind danach weg.

Antworten direkt unter der Dokumentation, wie im Forum – dasselbe Gespräch in der Akte und auf dem Arbeitsplatz.

Dokumentation in der KurzformFamilienhilfe

Dreißig Themen in sechs Bereichen, bevor man einen Satz schreibt.

Zeit, ein Feld, fertig. Alles Weitere klappt bei Bedarf auf.

Das Blatt liest mitFamilienhilfe

Themen antippen, die im Text ohnehin stehen.

„Ich habe herausgelesen: Anträge & Leistungen“ – ein Tipp bestätigt.

Doku in der eigenen SpracheFamilienhilfe

Persisch denken, deutsch dokumentieren – nach dem Hausbesuch.

Acht Schreibsprachen, Diktat inklusive; in der Akte steht es auf Deutsch.

Doku-Bausteine selbst bestimmenFamilienhilfe

Das Programm gibt Themen vor, die zum Träger nicht passen.

Themen, Felder und Kontaktarten pflegt der Träger selbst.

Kein Doku-RückstandBeide

Termine werden geplant, die Doku der letzten bleibt liegen.

Die Planung erinnert zuerst – ab wann, stellt der Träger ein.

Tandem: eine DokuFamilienhilfe

Zwei Fachkräfte, zwei Wahrheiten über eine Familie.

Beide sehen dasselbe Blatt und schreiben eine Doku.

Nachtragen und UnterlagenFamilienhilfe

Der Termin von letzter Woche fehlt samt Bericht.

Ein Fenster: Termin und Bericht in einem Schritt, auch der ausgefallene.

Post ohne TerminFamilienhilfe

Der Brief vom Jobcenter landet irgendwo.

PDF hinein, Fach wählen, ein Satz dazu – die Fachkraft in drei Monaten versteht ihn.

Wer sonst mit der Familie arbeitetFamilienhilfe

Schule, Kita, Therapie – Nummern in fünf Notizbüchern.

Mitwirkende in der Akte; beim Bericht anhaken, wer genannt wird.

Mitwirkung der ElternUmgang

Das Amt fragt „wirkt die Mutter mit?“ – und bekommt einen Eindruck.

Mails, Aussagen, Telefonate mit Datum und Einordnung: Beleg statt Eindruck.

Absprachen & HinweiseUmgang

„Nicht vor 10 Uhr klingeln“ steht im Kopf der Kollegin.

Merkbuch je Fall: Notiz, Wichtig, Dringend – Dringendes oben.

Unterlagen je FallUmgang

Beschluss, Attest, Vereinbarung – in drei Ordnern.

Ein Reiter, Upload vom Rechner, Handy-Scan oder E-Mail, Volltextsuche.

Aus den FamilienBeide

Was haben die Kolleginnen zu ihren Familien geschrieben?

Ein Nachrichtenblock am Arbeitsplatz: Textanfang an jeder Doku, NEU seit dem letzten Besuch, Rückfrage in den Team-Chat, Daumen für „gelesen“ – der ganze Text erst auf Klick.

Dokumentation unterwegsFamilienhilfe

Anschrift und Nummer vor dem Hausbesuch heraussuchen.

Antippen navigiert, antippen wählt; § 8a steht daneben.

„Was aufgefallen ist“Beide

Die Leitung erfährt Lücken erst im Hilfeplangespräch.

Je Familie eine Zeile: seit 16 Tagen kein Eintrag, Bewilligung endet – was in Ordnung ist, steht nicht da.

Monatliche QualitätsprüfungFamilienhilfe

Das Amt fragt nach Qualitätssicherung – man beteuert.

Ein kleiner Vorgang je Fachkraft und Monat, mit Nachbesprechung – nachweisbar.

Familien & Jugendamt 23

Was die Familie siehtBeide

Termine in Mails, die niemand findet.

Ein Blatt, der nächste Termin groß, zwei Knöpfe: In den Kalender · Ich kann nicht.

„Kann nicht“ mit GegenvorschlagUmgang

Absage per Anruf, dann dreimal hin und her.

Die Familie schlägt gleich einen Zeitpunkt vor – gegen die echte Planung geprüft.

Terminverlegung mit Zusage allerUmgang

Beide Eltern und die Fachkraft müssen zustimmen – per Telefonkette.

„Passt / Passt nicht“ im Portal; mit der letzten Zusage ist der Termin verlegt.

Antworten ohne AnmeldungBeide

Noch ein Login, den niemand nutzt.

Auf die Hinweis-Mail antworten – landet im Faden beim Fall.

Ein Faden je PersonBeide

Nachrichten hier, Rückmeldungen dort.

Alles zu einer Person untereinander wie im Messenger.

Familie schreibt – Fachkraft erfährt es sofortBeide

Die Nachricht aus dem Portal wartet, bis jemand hinschaut.

Rote Karte oben rechts, bleibt stehen, erinnert nach einer halben Stunde.

Eine Nachricht statt Mail-FlutBeide

Drei Änderungen, drei Mails, Familie genervt.

Ein Hinweis aufs Portal – mehrere Änderungen ergeben eine Mail.

Terminzettel zum MitgebenUmgang

Nicht jede Familie liest Mails.

Ein Blatt je Elternteil, mit QR-Code ins Portal – für den Kühlschrank.

Zugang sperrenBeide

„Mein Ex hat den Zettel.“

Zwei Knöpfe: Portal sperren, alte Einladung ungültig machen.

Ausfall-Meldung ans AmtUmgang

Die Vereinbarung verlangt Meldung – wer hat wann was gemeldet?

Auf Knopfdruck oder ab einer Schwelle in den Postausgang; hinaus erst nach Freigabe.

Das Amt sieht den Stand selbstUmgang

„Wie steht es im Fall?“ – das Amt ruft an und wartet auf den Rückruf.

Zuständige im Amt sehen im Jugendamt-Portal kommende Termine und freigegebene Berichte selbst – Anmeldung per Link aus der Mail, nur lesen, jeder Aufruf eines Falls wird festgehalten.

PostausgangBeide

Eine Mail ist raus, die so nicht raus sollte.

Erst sichten, dann „Jetzt senden“ – nichts verlässt das Haus ungesehen.

Anrufe statt MailBeide

Ohne E-Mail-Adresse fällt die Familie durchs Raster.

Eigener Korb: jeder Versuch mit Zeit, Ergebnis, Wiedervorlage.

Kontakte je FallUmgang

Nummer des Amtes? In der Akte auf Seite drei.

Alle Beteiligten auf einem Reiter, am Handy antippbar.

Eine Familie, ein FallFamilienhilfe

Zwei Fachkräfte, zwei Akten, zwei Bewilligungen für eine Familie.

Zwei Zuständigkeiten, eine Familie, eine Bewilligung mit Verlauf.

Doppelt angelegt? FamLoop sagt esFamilienhilfe

Familie Yilmaz gibt es plötzlich zweimal.

Hinweis beim Aufnehmen – und ein Zusammenführen, das nichts verliert.

Aus Umgang wird FamilienhilfeBeide

Die Familie bleibt, die Hilfeform wechselt – alles neu anlegen.

Kasten „Weiter in der Familienhilfe“: ein Tag, ein Häkchen.

Wer betreut, wird beim Aufnehmen gefragtFamilienhilfe

Die Koordination steht als Fachkraft in jeder neuen Familie.

Beim Anlegen die Frage – vom ersten Tag an richtig.

Anschrift nur an einer StelleFamilienhilfe

Umzug – vier Stellen ändern.

Anschrift und Telefon an der Person, sonst nirgends.

Näherungsverbot sichtbarFamilienhilfe

Die Fachkraft klingelt, ohne vom Beschluss zu wissen.

Marke an der Person: wer geschützt ist, bis wann, worauf es beruht.

Betreute Familien selbst pflegenFamilienhilfe

Neue Telefonnummer – Ticket an die Verwaltung.

Alle eigenen Familien auf einer Seite, direkt änderbar.

Falldaten am TelefonplatzUmgang

Anruf, Frage, Klicken durch fünf Menüs.

Suchfeld, Enter, ändern.

Wünsche direkt an unsBeide

Etwas stört – und man weiß nicht, wem man es sagt.

Knopf „Änderungen“ auf jeder Seite; jeder Wunsch trägt seinen Stand.

Team, Urlaub & Abwesenheit 15

Krank melden statt anrufenBeide

Morgens um sieben die Leitung erreichen.

Meldung in der App; Koordination sieht sofort, wie viele Termine Vertretung brauchen.

Vertretung nach LeistungsvereinbarungFamilienhilfe

Ab wann muss vertreten werden? Bei § 8a anders?

Kandidatinnen mit Ampel; Pflicht und Anteil kommen aus der Vereinbarung des Falls.

Urlaubsantrag mit FreigabeketteBeide

Zettel, Unterschrift, Ablage.

Antrag dort, wo man arbeitet – Konto und Teamkalender daneben.

UrlaubskontoBeide

Resturlaub? Übertrag? Verfall?

Rechnet sich aus der Abwesenheitsmeldung – Verfall zum 31.03.

Betriebsferien und PflichturlaubBeide

Heiligabend bei dreißig Leuten eintragen.

Einmal je Jahr hinterlegt, auf Knopfdruck bei allen – mit Probelauf.

Abwesenheitsakte je FachkraftBeide

Wann war sie krank, wann in Fortbildung?

Jahreskalender mit zwölf Zeilen, jeder Tag ein Kästchen.

Personal auf einer SeiteBeide

Wer ist heute da?

Krank, Urlaub, offene Anträge – und ob die Termine versorgt sind.

Nachrichten im TeamBeide

Dienstliches über WhatsApp.

Kurznachrichten und Gruppen im Programm; die Leitung liest nicht mit.

Geburtstage im TeamBeide

Der Geburtstag der Kollegin geht im Alltag unter.

Wer möchte, wird am Geburtstag gegrüßt; das Team gratuliert mit ein paar Worten – am Rechner und in FamLoop Go.

AufgabenBeide

Der Zettel vom Anruf liegt unter der Tastatur.

Knopf auf jeder Seite, drei Zeilen, weiterarbeiten.

Aus der Nachricht eine AufgabeBeide

„Kannst du bei Frau Müller anrufen?“ steht im Chat – und geht dort unter.

Ein Klick an der Nachricht: Wortlaut, Name und Familie stehen schon in der Aufgabe – für einen selbst oder eine Kollegin.

Erklärvideos im ProgrammBeide

Neue Kollegin, keine Zeit zum Einarbeiten.

Filme im Programm, Untertitel in drei Sprachen, kein zweiter Login.

Zugang schickenBeide

Passwort auf einem Zettel.

Zugang per E-Mail, Passwort vergibt die Person selbst.

Rollen mit ZuschnittBeide

Die Buchhaltung sieht Krankmeldungen.

Jede Rolle sieht genau ihren Ausschnitt.

Wer ist onlineBeide

„Ist der Zugang angekommen?“

Tagesleiste: Team, Amt, Familien – der gute Moment für den Rückruf.

Stunden, Nachweis & Geld 16

Rechnung ans Amt aus dem HilfeplanFamilienhilfe

Abgerechnet wird die Anwesenheit – die Vereinbarung sagt etwas anderes.

Monatsentgelt aus den bewilligten Stunden, tagesgenau nur am Anfang und Ende.

E-Rechnung und DATEV-ExportBeide

Die Rechnung geht als PDF hinaus, die Buchungen tippt jemand in die Buchhaltung ab.

Jede Rechnung auch als E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD-PDF und XML), die Buchungen als DATEV-Export für die Steuerkanzlei.

Leistungsnachweis ohne KnopfBeide

In jede Familie gehen, Nachweis bestätigen.

Entsteht aus den Terminen; der Träger gibt ihn mit der Rechnung frei.

Nachweis als AufstellungFamilienhilfe

Das Amt bekommt eine Summe und fragt nach.

Jeder Termin eine Zeile – gedruckt wird, was auf dem Schirm steht.

Nachweis nennt seine RegelnFamilienhilfe

Vertretung angerechnet? Urlaub der Familie? Man sieht es nicht.

Beide Regeln stehen im Klartext auf dem Nachweis.

Urlaub der Familie ist kein RückstandFamilienhilfe

Drei Wochen Nordsee = drei Wochen Fehlstunden der Fachkraft.

Zeitraum an der Familie eintragen; die Vereinbarung sagt, was als erbracht gilt.

Sechs Termine, nicht sechs KlicksFamilienhilfe

Jeden Termin im Urlaub einzeln umstellen.

Absagen im Zeitraum in einem Zug – nie stillschweigend.

Woraus der Rückstand bestehtFamilienhilfe

„Warum ist da nicht gearbeitet worden?“

Stunden je Grund, wer abgesagt hat – die Antwort vor dem Gespräch.

Überhang gegen LückeFamilienhilfe

Ein Monat unter Soll, obwohl vorher mehr geleistet wurde.

Ein Schalter füllt spätere Lücken mit früherem Überhang.

64 Fehltage sind nicht 64 TageFamilienhilfe

Zwei Fachkräfte, ein Tag – zweimal gezählt.

Der Verlauf zählt Kalendertage, nicht Personen.

Hilfeverlauf je FamilieFamilienhilfe

Soll, Ist, Abwesenheit, Urlaub – in vier Tabellen.

Fünf Spuren auf einer Zeitachse, der Stand von jetzt.

Chronik der BewilligungFamilienhilfe

Seit wann sind es eigentlich vier Stunden?

Eine Spur je Fachkraft: Stunden, Zeitraum, Fassung.

Wenn das Amt Stunden nicht anerkenntBeide

Das Schreiben liegt als PDF – die Auslastung weiß nichts davon.

Posten statt Summe, zwei Zahlen nebeneinander; nichts wird weggerechnet.

Stundenbudget je FallUmgang

Wie viele Stunden sind noch drin?

Verbraucht, terminiert, frei – auch für Elterngespräche.

Monatsabschluss der FachkraftBeide

Mehrstunden auf einem PDF, per Mail an die Verwaltung.

Am Monatsersten liegt der Monat bereit: prüfen, bestätigen – auch ohne Konto.

Fahrtkosten auf einen BlickFamilienhilfe

Zettel sammeln, nachrechnen, Antrag tippen.

Monat als Kalender, Fahrten aus den Terminen vorgeschlagen – bestätigen, einreichen.

Überblick & Einstellungen 7

Mein ArbeitsplatzBeide

Wo fange ich heute an?

Höchstens drei Sofortkarten – nur, was heute drängt.

Meine Klienten – beide Bereiche auf einer SeiteBeide

Familienhilfe hier, begleiteter Umgang dort – für neun Familien zwei Listen.

Alle Klienten der Fachkraft als Karten in zwei Gruppen: nächster Termin, Stunden im Monat, wer dazugehört, was gerade ansteht.

Klient suchen – von jeder SeiteBeide

Wo war noch mal die Akte?

Namen tippen, Treffer klappen auf – über alle Fälle, auch beendete.

Eigene Klienten über dem KalenderBeide

Man sucht einen Menschen, nicht eine Uhrzeit.

Zeile mit den eigenen Klienten, wer heute dran ist vorn.

Fallbestand im DashboardUmgang

Welche Fälle sind heute dran?

Unter dem Tagesplan, mit Filter nach Fachkraft, Amt, offenen Aufgaben.

Verlauf aller FälleUmgang

Bei wem läuft die Planung aus?

Alle Fälle auf einer Zeitachse, Ampel „geplant bis“, Weiterplanen-Knopf.

Fehlende Stammdaten werden zur AufgabeBeide

Ohne Geburtsdatum greift die Schulkind-Regel nicht – merkt niemand.

Was fehlt, steht als Aufgabe da.

Dazu haben wir noch nichts – schreiben Sie es uns über „Änderungen“ in der App, oder hier.

Einfach mal ausprobieren.

Demo ausprobieren kostenfrei · ohne Verpflichtung · kein Vertrag