Richtlinien & Sicherheit

FamLoop verarbeitet besonders schutzbedürftige Daten von Kindern und Familien. Sicherheit ist deshalb keine Zusatzfunktion, sondern Grundlage.

Technische Maßnahmen

Server in Deutschland. Betrieb und Datenhaltung in Deutschland (u. a. Hetzner Online GmbH). Einzige Ausnahme: Mit KI-Paket gehen Texte pseudonymisiert an den KI-Anbieter, verarbeitet auch in den USA (mehr zur KI).
Verschlüsselte Übertragung. Der gesamte Datenverkehr ist per TLS verschlüsselt.
Mandantentrennung. Jeder Träger erhält eine eigene, getrennte Datenbank – Daten verschiedener Träger werden nicht vermischt.
Zugriffskontrolle. Zugang nur über persönliche Konten; jede Rolle hat eigene Rechte (Administration, Leitung, Koordination, Fachkraft, Buchhaltung).
Protokoll und Sicherung. Protokolliert werden Zugriffe über die Portale (Familien, Jugendämter, Platzanfragen), jedes Lesen und jeder PDF-Abruf einer Einschätzung nach § 8a und das Löschen von Fällen. Die Daten werden regelmäßig gesichert.
Eigener Mailserver. Mails verschickt FamLoop über einen eigenen Mailserver in Deutschland, nicht über einen Versanddienst. Einen WhatsApp-Knopf in der Anrufliste kann der Träger einschalten; ab Werk ist er aus.

Organisatorische Richtlinien

Leitung und Koordination sehen alle Familien, Fachkräfte die, die sie betreuen oder vertreten; die Buchhaltung kann nur lesen und sieht keine Einschätzungen nach § 8a. Ausdrucke, Downloads und Weiterleitungen sind nur zulässig, wenn sie fachlich erforderlich, rechtlich zulässig und organisatorisch abgesichert sind. Details regeln die Nutzungsbedingungen (insbesondere zum besonderen Schutz von Kinder- und Familiendaten).

Sicherheitslücke gefunden?

Wenn Sie eine mögliche Schwachstelle entdecken, melden Sie sie uns bitte vertraulich unter info@certboard.de. Wir prüfen jeden Hinweis und beheben Risiken vorrangig.

Siehe auch: Datenschutz · Auftragsverarbeitung · DSGVO-Konformität