Ausfall und Absage: Was zählt als Fachleistungsstunde?
Stand: 10. Oktober 2026 · Herausgeberin: CertBoard GmbH (FamLoop)
Die kurze Antwort: Das regelt Ihre Vereinbarung mit dem Jugendamt, und sie regelt es von Ort zu Ort verschieden. Dieser Text zeigt, welche Fragen die Vereinbarung beantworten sollte und was Sie in jedem Fall festhalten.
1. Unterschiedliche Modelle
Manche Vereinbarungen rechnen die geleistete Zeit ab, also die Anwesenheit. Andere rechnen den im Hilfeplan vereinbarten Umfang ab und verlangen, dass Ausfälle begründet und ausgeglichen werden. Beispiel Frankfurt am Main (Vereinbarung nach § 77 SGB VIII, Fassung ab 01.09.2020): abgerechnet wird der im Hilfeplan vereinbarte Umfang, nicht die Anwesenheit; Ausfälle sind innerhalb von vier Wochen auszugleichen. Wieder andere rechnen eine Pauschale je Familie und Monat ab, mit der alle Zeiten abgegolten sind. Beispiel Bremen (PDF) (Vereinbarung eines Trägers nach § 77 SGB VIII, ab 15.03.2022): Zeiten, in denen die Familie verreist ist und keine Familienhilfe stattfindet, werden nicht abgerechnet. Welches Modell gilt, steht in Ihrer Vereinbarung oder Leistungsbeschreibung.
2. Fragen, die Ihre Vereinbarung beantworten sollte
- Zählt eine kurzfristige Absage der Familie als erbrachte Zeit – und ab welcher Frist?
- Was gilt, wenn die Fachkraft vor verschlossener Tür steht?
- Zählt die Fahrt zu einem Termin, der vor Ort ausfällt?
- Wie wird Urlaub der Familie behandelt, wie Krankheit oder Urlaub der Fachkraft?
- Innerhalb welches Zeitraums muss ausgefallene Zeit ausgeglichen werden?
- Ab wann muss der Ausfall dem Amt gemeldet werden?
3. Was Sie immer festhalten
Wer abgesagt hat, wann und mit welchem Grund; ob ein neuer Termin angeboten oder ein Versuch unternommen wurde, die Familie wieder zu erreichen; und ob das Amt informiert wurde. Mit diesen Angaben lässt sich jede Abrechnungsregel anwenden, auch eine spätere.
4. Ausfall ist auch eine fachliche Information
Häufen sich Absagen, sagt das etwas über den Verlauf der Hilfe – nicht automatisch etwas über fehlende Mitwirkung. Das gehört in das nächste Hilfeplangespräch, nicht nur in die Abrechnung. Bricht der Kontakt zu einer Familie ab, in der es Anhaltspunkte für eine Gefährdung gibt, ist das keine Abrechnungsfrage: Dann gilt das Verfahren nach § 8a SGB VIII.
So hilft FamLoop dabei
Ausfälle stehen am Termin, mit Grund und mit dem Versuch, die Familie wieder zu erreichen. Die Regeln Ihrer Vereinbarung hinterlegt der Träger einmal; der Nachweis nennt sie im Klartext.
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