Das Blatt liest mit
Themen antippen, die im Text ohnehin stehen.
„Ich habe herausgelesen: Anträge & Leistungen“ – ein Tipp bestätigt.
Dokumentation
Dokumentieren direkt nach dem Termin, auch am Handy – daraus wird später der Bericht.
Demo ausprobieren kostenfrei · ohne Verpflichtung · kein VertragDokumentation in der Kurzform
Dreißig Themen in sechs Bereichen, bevor man einen Satz schreibt.
Zeit, ein Feld, fertig. Alles Weitere klappt bei Bedarf auf.
Aktennotiz zwischen den Terminen
Die Mutter ruft Sonntagabend an – festgehalten wird es nirgends, und wer reagiert, weiß keiner.
Aktennotiz schreiben: steht zwischen den Dokumentationen, zählt keine Stunde, und „noch zu tun" bleibt, bis jemand mit einem Satz „Erledigt" drückt.
Unter jeder Doku diskutieren
Rückfragen zur Doku laufen über Flur, Telefon und Chat – und sind danach weg.
Antworten direkt unter der Dokumentation, wie im Forum – dasselbe Gespräch in der Akte und auf dem Arbeitsplatz.
Weitere Funktionen zu diesem Thema
Doku in der eigenen Sprache
Persisch denken, deutsch dokumentieren – nach dem Hausbesuch.
Acht Schreibsprachen, Diktat inklusive; in der Akte steht es auf Deutsch.
Kein Doku-Rückstand
Termine werden geplant, die Doku der letzten bleibt liegen.
Die Planung erinnert zuerst – ab wann, stellt der Träger ein.
Doku-Bausteine selbst bestimmen
Das Programm gibt Themen vor, die zum Träger nicht passen.
Themen, Felder und Kontaktarten pflegt der Träger selbst.
Tandem: eine Doku
Zwei Fachkräfte, zwei Wahrheiten über eine Familie.
Beide sehen dasselbe Blatt und schreiben eine Doku.
Nachtragen und Unterlagen
Der Termin von letzter Woche fehlt samt Bericht.
Ein Fenster: Termin und Bericht in einem Schritt, auch der ausgefallene.
Post ohne Termin
Der Brief vom Jobcenter landet irgendwo.
PDF hinein, Fach wählen, ein Satz dazu – die Fachkraft in drei Monaten versteht ihn.
Wer sonst mit der Familie arbeitet
Schule, Kita, Therapie – Nummern in fünf Notizbüchern.
Mitwirkende in der Akte; beim Bericht anhaken, wer genannt wird.
E-Mails bekommen einen Ort
Die Mail der Lehrerin liegt im Postfach, nicht in der Akte.
Hineinkopieren – Absender, Datum, Betreff liest FamLoop selbst; der Bericht antwortet daraus.
Mitwirkung der Eltern
Das Amt fragt „wirkt die Mutter mit?“ – und bekommt einen Eindruck.
Mails, Aussagen, Telefonate mit Datum und Einordnung: Beleg statt Eindruck.
Absprachen & Hinweise
„Nicht vor 10 Uhr klingeln“ steht im Kopf der Kollegin.
Merkbuch je Fall: Notiz, Wichtig, Dringend – Dringendes oben.
Unterlagen je Fall
Beschluss, Attest, Vereinbarung – in drei Ordnern.
Ein Reiter, Upload vom Rechner, Handy-Scan oder E-Mail, Volltextsuche.
„Was aufgefallen ist“
Die Leitung erfährt Lücken erst im Hilfeplangespräch.
Je Familie eine Zeile: seit 16 Tagen kein Eintrag, Bewilligung endet – was in Ordnung ist, steht nicht da.
Monatliche Qualitätsprüfung
Das Amt fragt nach Qualitätssicherung – man beteuert.
Ein kleiner Vorgang je Fachkraft und Monat, mit Nachbesprechung – nachweisbar.